Je kunt in een ander land personeel aannemen zonder daar eerst een eigen vestiging op te richten. Dat kan via een constructie waarbij een lokale partij het juridisch werkgeverschap op zich neemt, terwijl jij gewoon bepaalt wat de medewerker doet. Voor startups en mkb-bedrijven met groeiplannen over de grens scheelt dat maanden aan voorbereiding en flinke opstartkosten.

Waarom een eigen vestiging vaak te zwaar is

Een buitenlandse entiteit oprichten klinkt als een logische stap, maar in de praktijk is het een fors project. Je hebt te maken met lokale registraties en met arbeidsrecht dat je niet kent. Elk land heeft eigen regels voor loonbelasting en voor sociale premies, en die regels veranderen bovendien regelmatig.

Voor één of twee medewerkers staat die investering zelden in verhouding tot wat het oplevert. Je betaalt doorlopend voor administratie en juridisch advies, terwijl je eigenlijk alleen een goede ontwikkelaar of salesmedewerker in dat land wilde aannemen. Gaat de samenwerking onverhoopt niet door, dan zit je alsnog vast aan een entiteit die je weer moet opheffen.

Wat een employer of record voor je regelt

Een employer of record (afgekort EOR) lost dit op door zelf als juridisch werkgever op te treden in het land waar jouw medewerker werkt. De EOR heeft daar al een entiteit en kent de lokale wetgeving. Vanuit die rol neemt hij de werkgeversverplichtingen van je over. Jij stuurt de medewerker inhoudelijk aan en betaalt de EOR een vergoeding voor het werkgeverschap.

Concreet neemt een EOR doorgaans het volgende uit handen:

• Het opstellen van een arbeidsovereenkomst die voldoet aan het lokale arbeidsrecht
• De loonverwerking, inclusief de afdracht van belastingen en premies
• Lokale verplichtingen zoals vakantiegeld of pensioenregelingen, afhankelijk van het land
• In sommige gevallen ook de sponsoring van werkvergunningen voor kennismigranten

Dat laatste is relevant zodra je iemand van buiten de EU wilt aannemen. In Nederland mag bijvoorbeeld alleen een door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) erkend referent kennismigranten sponsoren, en een EOR met die erkenning kan dat traject voor je verzorgen.

Wanneer een EOR logisch is, en wanneer niet

Een EOR past goed bij de eerste fase van internationale groei. Denk aan een Nederlandse scale-up die een eerste medewerker in Duitsland aanneemt, of andersom: een buitenlands bedrijf dat Nederlands talent wil aannemen zonder hier een bv op te richten. Je test de markt met echte mensen op de loonlijst, zonder dat je eerst een juridische structuur hoeft op te tuigen.

Groeit je team in dat land door naar tien of twintig mensen, dan kan een eigen entiteit op termijn voordeliger worden. De vergoedingen per medewerker tellen dan op, terwijl de vaste kosten van een eigen vestiging juist over meer mensen worden verdeeld. Veel bedrijven gebruiken een EOR daarom als tussenstap: eerst bewijzen dat de markt werkt, daarna pas investeren in een eigen structuur.

Waar je op let bij het kiezen van een EOR-partij

Kies een partij die het land waar je wilt aannemen echt kent, want daar zit de waarde. Een aanbieder die overal ter wereld “iets” regelt, kan lokaal minder diep gaan dan een specialist. Vraag daarom hoe de aanbieder omgaat met de specifieke regels van jouw doelland, en of er erkenningen zijn die je nodig hebt, zoals het genoemde IND-referentschap voor kennismigranten in Nederland.

Een voorbeeld van zo’n specialist is Payingit International, dat zich richt op buitenlandse werkgevers die personeel in Nederland willen aannemen. Op https://www.payingit-international.com/ staat beschreven hoe het werkgeverschap en de loonverwerking er in de Nederlandse context uitzien. Vergelijk zo’n gespecialiseerde partij gerust met bredere internationale platforms. Let daarbij op de kosten per medewerker en op wat er precies onder de dienstverlening valt. Kijk ook hoe makkelijk je later kunt overstappen naar een eigen entiteit.

Wie die vragen vooraf stelt, voorkomt verrassingen achteraf. Zo wordt internationaal aannemen een kwestie van de juiste kandidaat vinden, in plaats van een juridisch project dat je groei vertraagt.