Hoe onderhoud je zakelijke contacten na een event – Zaveco

Zodra het event voorbij is begint het echte werk: relaties omzetten in concrete kansen. Dit artikel geeft direct toepasbare, testbare stappen om zakelijke contacten na een event efficiënt en professioneel te onderhouden.

Zaveco deelt beproefde tactieken, sjablonen en meetpunten zodat je niet hoeft te gokken welke actie werkt. Volg de stappen, meet de resultaten en optimaliseer systematisch.

1) Directe actie: eerste 24-48 uur

Waarom dit telt: contactmomenten vlak na het event hebben de hoogste respons. Doel: binnen 24-48 uur elk relevant contact persoonlijk benaderd.

  1. Importeer en centraliseer: zet alle visitekaartjes, scans en notities direct in je CRM met bronveld (eventnaam), datum en korte notitie over gespreksonderwerp.
  2. Prioriteer: ken elk contact een prioriteit toe (A: concrete lead, B: interesse, C: netwerk). Gebruik een simpele score: intentie (1-5) + budgetindicatie (1-3) + beslissingsmacht (1-3).
  3. Standaard follow-up e-mail (gebruik templates, personaliseertoken): onderwerp: “Leuk je te spreken op [Eventnaam] — vervolgstap?” Tekst (kort): bedank, herinner aan gesprekspunt, concrete call-to-action (meeting 20 min / belafspraak), 2 tijdopties, link naar agenda (Calendly/Google Calendar).
  4. LinkedIn-connectie: stuur binnen 24 uur een connectieverzoek met deze korte boodschap: “Leuk je gesproken op [Eventnaam]. Interessant wat je zei over [onderwerp]. Zullen we verbinden? — [Naam]”.

2) Gebruik testbare e-mailsequenties

Bouw een 3-5 stapsequences met meetbare doelen. Test onderwerpregels, CTA en timing.

  1. Sequentievoorbeeld (A-leads): Dag 1: korte bedankmail + agendalink. Dag 3: follow-up met case study relevant voor hun probleem. Dag 7: vrijblijvende demo of korte call. Dag 14: laatste check met alternatieve CTA (short video, whitepaper).
  2. Metingen: openrate doel 40%+, replyrate doel 10%+, conversie naar meeting 15-25% bij A-leads. Variatie A/B: twee onderwerpregels per 100+ verstuurde e-mails.
  3. Optimaliseren: bij lage openrates vervang onderwerp; bij lage replyrates vereenvoudig CTA (één duidelijke vraag).

3) Personalisatie zonder veel extra werk

Persoonlijke relevantie verhoogt conversie drastisch. Werk met korte, herbruikbare elementen.

  1. Gebruik drie personalisatielagen: 1) eventnaam + datum, 2) onderwerp van gesprek (1-2 zinnen), 3) relevante inhoud (link naar artikel/case die exact past).
  2. Sjabloonvoorbeeld: “Hi [Naam], waardeerde ons gesprek over [onderwerp]. Ik stuur je kort een case die (exact) toont hoe we dit oplossen — wil je dat ik 20 min inplan om het door te lopen?”
  3. Automatiseer waar mogelijk: CRM-velden vullen met [onderwerp] en [prioriteit] en dynamische sjablonen inzetten.

4) Telefoon- en voicemailscript

Telefonisch contact is direct en onderscheidend. Maak scripts kort en meetbaar.

  1. Scriptsjabloon (30-45s): Intro: “Hoi [Naam], [Jouw naam] van [Bedrijf]. We spraken op [Event]. Ik wilde kort checken of je interesse hebt in een korte call over [specifiek voordeel]. Heb je 20 min komende week?”
  2. Voicemail (20s): “Hoi [Naam], [Jouw naam] van [Bedrijf]. We spraken op [Event]. Stuur nog even een kalenderuitnodiging voor 20 min via [link]. Bedankt!”
  3. Meetpunt: percentage bellen dat in gesprek eindigt. Doel: 25-40% connectrate bij A-leads; 10-15% bij B-leads. Volg op met e-mail binnen 1 uur.

5) Kwalificatie en leadscoring in je CRM

Zet heldere criteria in je CRM zodat opvolging consistent wordt uitgevoerd door iedereen in het team.

  1. Veldenset minimaal: bron (event), gesprekssamenvatting, prioriteit, budgetindicatie, beslisser (ja/nee), volgende actie, datum volgende actie, eigenaar.
  2. Leadscore formule voorbeeld: intentie(1-5)*3 + budget(1-3)*2 + beslissingsmacht(1-3)*2 + interactiepunt(0-5). Thresholds: ≥18 hot, 12-17 warm, <12 koud.
  3. Automatiseer taken: bij score ≥18 creëer automatisch taak “volg op binnen 48 uur” en stuur e-mailsequentie voor hot leads.

6) Content die converteert: welke assets gebruik je wanneer

Zet korte, relevante assets in en meet wat werkt per segment.

  1. Direct (Dag 1-7): korte case van 1 pagina, 60-90s video demo, 1-pager met ROI-berekening. Doel: snel vertrouwen opbouwen.
  2. Midterm (Week 2-6): diepgaande case study, webinar opname, sector-specifieke whitepaper. Doel: educatie en suikerlaag voor besluitvorming.
  3. Meet & leer: track downloads, video-views, en vervolgmeetings. Converteert een gedownloade case in meeting? Streef naar 20%.

7) Timing en frequentie: voorkom spammen, max convergentie

Balans tussen volharding en irritatie bepaalt resultaat.

  1. Basisfrequentie: 24-48 uur (eerste), 3 dagen (tweede), 7 dagen (derde), 14 dagen (vierde). Na 4 touches zet je in een lange-term nurture van 6-12 weken (maandelijks touch).
  2. Escape-optie: altijd een duidelijke opt-out of “niet nu, houd me op de hoogte” met tag in CRM.
  3. Meetpunt: unsub/reject rate <2% idealiter; bij hogere rates korter en relevanter maken.

8) Schaal met automatisering maar behoud menselijkheid

Automatiseer repeterende taken, niet de relatie zelf.

  1. Automatiseringen: importvisitekaartje -> trigger “stuur bedankmail + LinkedIn template”; leadscore-update -> trigger taak voor salesowner.
  2. Tools: CRM (HubSpot, Pipedrive), agenda (Calendly), e-mail-tool (Mailshake, Outreach) en automatiseringsplatform (Zapier/Integromat) voor integratie.
  3. Controlepunt: review 1x per week de automatische templates en open/reply-statistieken, pas aan op basis van A/B-resultaten.

9) Meet wat echt telt: KPI’s en dashboards

Houd korte, directe KPI’s bij en meet elke week.

  1. Essentiële KPI’s: aantal contacten ingeschreven, openrate, replyrate, conversie naar meeting, conversie meeting->deal, time-to-first-contact (doel ≤48 uur).
  2. Dashboard: wekelijkse update met top 10 hot leads, % opvolgd binnen SLA, en funnelconversies per event.
  3. Testplan: wijzig één element per 2 weken (subjectline, CTA, timing) en vergelijk cohorts om causaliteit te zien.

10) Praktische sjablonen en voorbeelden (kopieer-klaar)

E-mail 1 (kort): “Onderwerp: Leuk je gesproken op [Eventnaam] — kort vervolgstapje? Hi [Naam], bedankt voor het gesprek op [Event]. We spraken over [onderwerp]. Heb je 20 minuten deze week om te kijken of we je kunnen helpen met [concrete uitkomst]? Twee opties: [datum/tijd] of [datum/tijd]. Anders stuur ik graag een korte case. Groet, [Jouw naam]”.

LinkedIn-connectie: “Hi [Naam], leuk je gesproken op [Event]. Interesse om te verbinden? Groet, [Jouw naam]”

Voicemail: “Hoi [Naam], [Jouw naam] van [Bedrijf]. We spraken op [Event]. Stuur een kalenderlink voor 20 minuten naar [email]. Tot snel!”

11) Fouten om te vermijden

Vermijd deze valkuilen die veel tijd en kansen kosten.

  1. Geen bron/tag voor event in CRM — gevolg: geen gerichte opvolging.
  2. Te veel generieke e-mails — gevolg: lage replyrate en hogere afmeldingen.
  3. Geen owner per lead — gevolg: leads vallen tussen wal en schip.

12) Follow-up op lange termijn: nurturing en re-engagement

Niet iedere lead is direct klaar — plan voor 3-12 maanden nurturing.

  1. Nurtureflow: maand 1: relevante case; maand 2: uitnodiging webinar; maand 3: industry-update + korte check-in.
  2. Re-engagement: na 3 maanden inactief, stuur korte survey: “Is dit nog relevant?” + één heldere CTA (ja -> demo, nee -> tag ‘niet-relevant’).

Direct toepasbare checklist (kopieer en gebruik) — laatste praktische tip

  • Import: alle contacten in CRM met tag [Eventnaam]
  • Prioriteer: A/B/C score toekennen binnen 24 uur
  • Contact: stuur bedankmail + LinkedIn-request binnen 48 uur
  • Sequentie: zet 3-step e-mailflow aan voor A/B-leads
  • Automatiseer: taak aanmaken voor eigenaar bij hot lead
  • Meet: dashboard bijwerken met open/reply/conversie
  • Review: plan 1x per 2 weken A/B-test van onderwerp/CTA