Een verkeerde HR-software kost tijd, geld en moraal. In dit artikel laat Zaveco je stap voor stap zien hoe je als MKB’er de juiste keuze maakt: van requirements tot contract en livegang.
Geen marketingpraat, maar concrete stappen, testcases en checklists die je vandaag kunt toepassen om leveranciers objectief te vergelijken en snel een veilige, schaalbare oplossing te kiezen.
1. Start met een requirements-scan (30–90 minuten)
Actie: organiseer een korte workshop met HR, Finance en IT. Doel: een lijst met “must have”, “nice to have” en “toekomstig” functies. Gebruik dit template:
- Must have (direct nodig): salarisverwerking, verlof- en verzuimregistratie, personeelsadministratie.
- Nice to have (groeit mee): performance reviews, learning management, self-service voor medewerkers.
- Toekomstig (over 1–3 jaar): workforce planning, integratie met ERP/CRM, uitgebreide analytics.
Testbaar resultaat: een lijst van maximaal 10 must-haves. Als een leverancier niet alle must-haves kan leveren, schuift die direct naar de afvallijst.
2. Maak een feature-prioriteitsmatrix (15–45 minuten)
Actie: zet features in een matrix op basis van impact (1–5) en frequentie (1–5). Bereken score = impact × frequentie.
- Voorbeeld: salarisverwerking (impact 5 × frequentie 5 = 25). Prioriteit: hoogste scores eerst.
- Rangschik leveranciers op basis van hoeveel hoge-scores ze dekken.
Testbaar resultaat: lijst met top 5 functies die minimaal 90% van dagelijkse HR-werkstroom dekken.
3. Bepaal totale eigendomskosten (TCO) — rekenmodel (30–120 minuten)
Actie: vul direct deze velden in en bereken 3-jaars TCO: licenties + implementatie + integratie + training + onderhoud + datamigratie + jaarlijkse groei.
- Licentie: prijs per gebruiker × aantal gebruikers × 36 maanden.
- Implementatie: uren × uurtarief (bv. 80–200 uur × €80–€150).
- Integratie: API-koppelingen (per koppeling €1.000–€5.000 afhankelijk complexiteit).
- Training & change: eendaagse training per 20 gebruikers (€1.000–€3.000).
Testbaar resultaat: spreadsheet met rijen per leverancier; kies degene met laagste TCO en acceptabele featurecoverage.
4. Controleer integratiemogelijkheden en API’s (15–60 minuten)
Actie: test of de leverancier standaardkoppelingen biedt met jouw salaris- of boekhoudpakket. Vraag om een API-spec en plan een 30-minuten technische call met je IT.
- Verify: ondersteunt REST/JSON, OAuth2, webhooks?
- Test: vraag om demo-keys en voer een eenvoudige CRUD-call uit (maak testmedewerker aan, update verlof, lees rapport).
Testbaar resultaat: een werkende test-call binnen 48 uur. Als dat niet lukt, is de integratie risicovol.
5. Plan een pilot met concrete testcases (2–6 weken)
Actie: voer een pilot op 5–20 gebruikers met vaste testcases. Gebruik deze testset:
- Payroll-run: verwerk een salaris en controleer correctheid (bruto-netto, belasting, pensioen).
- Verlofflow: medewerker vraagt verlof, manager keurt, HR admin verifieert en exporteert naar salaris.
- Onboarding: nieuwe medewerker doorloopt 5 taken binnen 7 dagen (contract, bank, hardware, policies, introductie).
- Data-export: exporteer alle personeelsdata naar CSV/XML en controleer volledigheid en dataconsistentie.
Testbaar resultaat: checklist met pass/fail per testcase. Beoordeel performance, gebruiksvriendelijkheid en foutstatistieken.
6. Beoordeel security, compliance en privacy (30–120 minuten)
Actie: vraag om ISO27001-certificaat, DPA (verwerkersovereenkomst) en datalocatie. Laat IT een korte security checklist uitvoeren:
- Encryptie: AES256 in rust en TLS1.2+ in transit.
- Toegangsbeheer: SSO/SAML, MFA voor admins.
- Back-ups en retentie: frequentie en herstelprocedures (RTO/RPO).
Testbaar resultaat: leverancier levert certificaten en een DPA. Als geen MFA of certificaten: rode vlag.
7. Onderhandel contract, SLA en exit-clausules (45–180 minuten)
Actie: eis heldere SLA’s en exit-voorwaarden. Onderhandel op deze punten:
- SLA: uptime ≥ 99,9%, reactietijd support 4–24 uur afhankelijk prioriteit.
- Data-eigendom: jij blijft eigenaar; gratis data-export binnen 30 dagen na beëindiging.
- Kostenstijging: max jaarlijkse prijsstijging van X% of indexatieclausule.
Testbaar resultaat: schriftelijke SLA en exit-procedure in het contract. Geen acceptatie zonder deze clausules.
8. Implementeer met een stapsgewijze roadmap (4–12 weken)
Actie: maak een implementatieplan met wekenplannen, verantwoordelijkheden en acceptatiecriteria.
- Week 1–2: configuratie, mapping van velden, testdata import.
- Week 3–4: integraties live zetten, security-tests, training powerusers.
- Week 5–6: pilot uitrollen, issues fixen, final data-migratie.
- Week 7+: go-live en hypercare (2–4 weken support).
Testbaar resultaat: go/no-go meeting met KPI’s: payroll correctheid 100%, integraties 100% succesvol, tevredenheid pilot ≥ 80%.
9. Train gebruikers en meet KPI’s (doorlopend)
Actie: train powerusers en maak korte how-to’s voor medewerkers. Monitor deze KPI’s maandelijk:
- Tijd per HR-proces (reductie in uren).
- Fouten in payroll per run (doel: 0–1 per jaar).
- Adoptie: % medewerkers dat self-service gebruikt binnen 90 dagen.
Testbaar resultaat: dashboard met KPI’s; stuur bij op 3 wekelijkse sprintcycli bij afwijking.
10. Snel beslissingsmodel: scorecard (20–60 minuten)
Actie: maak een scorecard met gewichten (featurecoverage 40%, TCO 25%, security 15%, integratie 10%, SLA/support 10%). Vul per leverancier scores 1–5 en bereken weighted score.
Testbaar resultaat: objectieve ranglijst. Kies leverancier met hoogste score én groene pilot-checklist.
Praktische checklist (direct toepasbaar)
Voer deze 9-puntscheck in één week uit:
- Workshop requirements (1 dag).
- Matrix & TCO in spreadsheet (1 dag).
- Technische API-test (IT, 1 dag).
- Pilot met 5 testcases (2–3 weken).
- Security-check en DPA (IT/legal, 2 dagen).
- SLA & exitclausule in contract (juridisch, 2–5 dagen).
- Implementatieroadmap op papier (1 dag).
- Train powerusers (1 dag).
- KPI-dashboard live (1 week na go-live).
Laatste tip: voer direct de pilot-testcase “volledige payroll-run” uit op een sandbox met exacte productie-instellingen; sla pas om naar productie als die test zonder afwijkingen draait.