Zit je met vragen over btw-aftrek voor zakelijke kosten? Bij Zaveco leggen we kort, concreet en toepasbaar uit wat je wel en niet kunt aftrekken, welke bewijsstukken je nodig hebt en welke stappen je moet zetten om fouten te voorkomen.

Onderstaande instructies zijn direct toepasbaar: stap-voor-stap acties, rekenvoorbeelden en toetspunten voor je administratie zodat je btw-aangifte klopt en je maximaal de rechtmatige voorbelasting terugvraagt.

Stap 1 — Controleer of je recht hebt op btw-aftrek

Voorbelasting mag je aftrekken als: (1) je ondernemer bent voor de btw en op de KvK staat, (2) de aankoop is gedaan voor belaste bedrijfsactiviteiten, (3) je een geldige factuur hebt waarop btw staat vermeld en (4) de leverancier btw heeft berekend. Actie: controleer KvK-nummer, bevestig zakelijke bestemming en bewaar factuur met afzonderlijk vermeld btw-bedrag.

Stap 2 — Welke factuurgegevens zijn noodzakelijk

Een factuur moet minimaal deze gegevens bevatten: naam en adres van de leverancier, factuurdatum, een uniek factuurnummer, omschrijving van de geleverde goederen/diensten, het te betalen bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag. Actie: bij elke inkoopfactuur direct controleren op deze velden; ontbreekt iets, vraag een gecorrigeerde factuur aan binnen 2 weken.

Stap 3 — Boeking en btw-aangifte: praktische boekhoudstappen

Boek per factuur: debiteer de inkooprekening (kosten excl. btw) en debiteer de voorbelasting (btw-bedrag). Voorbeeld: factuur €1.000 excl. btw, 21% btw = €210. Boek: kosten €1.000 (debet), voorbelasting €210 (debet), crediteuren/bank €1.210 (credit). Bij de btw-aangifte tel je alle voorbelasting bij elkaar op en trek je die af van de verschuldigde btw. Actie: voer facturen in je boekhoudpakket direct in per factuurdatum en controleer saldi vóór indienen van de aangifte.

Stap 4 — Omgang met privégebruik en gemengd gebruik

Als een goed of dienst zowel zakelijk als privé gebruikt wordt, mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken. Bereken het zakelijke deel met een realistische verdeelsleutel en documenteer die. Voorbeeld telefoon: 70% zakelijk gebruik → btw aftrekbaar over 70% van de factuur. Actie: kies en noteer de methode (urenregistratie, percentage op basis van belafschriften) en bewaar onderbouwing drie opeenvolgende maanden als toetsmaatstaf.

Stap 5 — Auto’s, representatie en veelvoorkomende uitzonderingen

Persoonlijke auto: bij volledig zakelijk gebruik kun je volledige btw aftrekken; bij gemengd gebruik alleen het zakelijke gedeelte en bewijs met rittenadministratie. Representatie/horeca: btw op relatiegesprekken en bedrijfsuitjes kan beperkt of niet aftrekbaar zijn — toets elke spoor naar de code in je administratie. Actie: houd een km-registratie met datum, vertrek- en aankomstadres, kilometers en doel; voor representatie noteer aanwezigen en zakelijke reden.

Stap 6 — Aankopen binnen en buiten de EU en reverse charge

Intra-EU inkopen: vaak geen btw op de factuur, je past de verleggingsregel (reverse charge) toe: je berekent zelf btw als verschuldigde btw en mag dezezelfde btw als voorbelasting aftrekken (netto nul), mits de aankoop zakelijk is. Aankopen buiten EU: douanekosten en importbtw kunnen aftrekbaar zijn; gebruik de importaangifte en bewaar betalingsbewijzen. Actie: geef intra-EU inkopen op in de btw-aangifte onder “verleggingsregel” en vul eventueel ICP-opgave in.

Stap 7 — Kleine kosten, contante onkostennota’s en medewerkersvergoedingen

Kleine bonnetjes zijn aftrekbaar als ze voldoen aan factuureisen; zorg dat de bonnetjes op naam van de onderneming staan of dat je een nette declaratieprocedure hebt met bijlage van het bonnetje. Bij medewerkervergoedingen: als je medewerker een zakelijke aankoop voorschiet en je betaalt terug, betaal je het bedrag exclusief btw als zij een factuur inleveren; als geen factuur, wees terughoudend met btw-aftrek. Actie: voer een declaratieprotocol in: factuur op naam bedrijf of anders onbevredigend bewijs weigeren.

Stap 8 — Correcties, te laat ontdekt voorbelasting en foutieve facturen

Te laat ontvangen factuur: boek de btw in de aangifteperiode waarin je de factuur ontvangt. Foutieve factuur: vraag een creditfactuur en nieuwe factuur. Als leverancier geen gecorrigeerde factuur geeft, documenteer verzoek en betaling; overleg zonodig met je boekhouder of de Belastingdienst. Actie: binnen één maand contact opnemen met de leverancier bij fouten en bewijs per e-mail archiveren.

Stap 9 — Pro rata methode berekenen (voorbeeld stap-voor-stap)

Stap 1: bepaal totaal belaste omzet en totaal omzet (incl. vrijgestelde omzet). Stap 2: zakelijke aftrekbare percentage = belaste omzet / totaal omzet. Stap 3: pas dit percentage toe op de voorbelasting. Voorbeeld: belaste omzet €80.000, vrijgestelde €20.000 → 80.000/100.000 = 80% aftrekbaar. Voorbelasting €1.000 → aftrekbaar €800. Actie: bereken pro rata elk kwartaal en update bij significante omzetwijzigingen.

Stap 10 — Bewaartermijnen en audit readiness

Bewaar facturen, contracten, rittenadministratie en relevante e-mails minimaal 7 jaar (soms 10 jaar bij onroerend goed). Zorg dat digitale scans leesbaar en onbelemmerd toegankelijk zijn. Actie: plan jaarlijks een controle van archivaris/belastingdossier en maak back-ups op twee verschillende media of in de cloud.

Praktische checklist die je nú kunt doorlopen

Loop direct deze vijf punten af: (1) staat je aankoop op de bedrijfsnaam en staat er btw op de factuur? (2) is het gebruik zakelijk of deels privé — zo ja, documenteer het percentage? (3) heb je ritten of urenregistraties die je aftrekmethode ondersteunen? (4) zijn intra-EU of importregels van toepassing en heb je de verleggingsregel correct toegepast? (5) bewaar je het bewijsmateriaal minimaal 7 jaar en kun je binnen 48 uur kopieën aanleveren voor controle? Voer deze checklist uit en je btw-aangifte is direct betrouwbaarder.