Direct aan de slag met je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK)? Deze handleiding leidt je stap-voor-stap door het proces van een nieuwe bedrijfsinschrijving. Praktisch, compact en getest — zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wij van Zaveco positioneren ons als dé expert op alles rondom business: concrete stappen, voorbeelden en testbare checks die je nu kunt uitvoeren. Volg de stappen hieronder en je bent binnen korte tijd goed ingeschreven en operationeel.
Stap 1: Kies de juiste rechtsvorm (snelcheck + beslisboom)
- Inventariseer je risico en winstverwachting: wil je persoonlijke aansprakelijkheid beperken? Kies dan een BV; bij beperkt risico en lage opstartkosten is een eenmanszaak sneller.
- Vergelijk kosten en oprichtingstijd: eenmanszaak = direct bij KvK, lage kosten; BV = notaris vereist, hogere oprichtingskosten maar betere aansprakelijkheidsbescherming.
- Voorbeeld beslisregel: verwacht je personeel of externe investeerders binnen 1–2 jaar → overweeg BV. Werk je solo, laag risico en wil je eenvoud → eenmanszaak.
- Actie: noteer je keuze op 1 A4 met motivatie (belasting, aansprakelijkheid, investeringen). Dit helpt tijdens het KvK-gesprek en bij de boekhouder.
Stap 2: Kies en controleer de handelsnaam
- Regel: handelsnaam moet onderscheidend zijn en niet misleiden. Test meteen: zoek op kvk.nl of soortgelijke namen bestaan.
- Praktische check: voer de exacte handelsnaam in bij “Handelsnaamcheck” op kvk.nl. Als er een gelijkend bedrijf is in dezelfde branche, pas aan.
- Voorbeeldformulering: “Zaveco Consulting – administratie & advies” ➜ kan conflict veroorzaken; kies specifieker: “Zaveco Zakelijk Advies B.V.”
- Actie: reserveer je domeinnaam (.nl/.com) direct na naamkeuze om merkconflicten te voorkomen.
Stap 3: Verzamel verplichte documenten per rechtsvorm
Algemeen voor iedereen:
- Geldige identiteitskaart of paspoort (origineel).
- Adresgegevens (bewijs meestal niet nodig, maar handig).
- BSN (KvK vraagt dit om koppeling met Belastingdienst).
Aanvullend per rechtsvorm:
- Eenmanszaak: alleen persoonlijke ID en startdatum activiteit.
- Vennootschap onder firma (VOF): ID van alle vennoten en partnerovereenkomst als aanwezig.
- BV: notariële oprichtingsakte (de notaris regelt inschrijving bij KvK), UBO‑gegevens (ultimately beneficial owner).
- Stichting of vereniging: statuten of oprichtingsakte en bestuurders‑ID.
Actie: maak een map (fysiek of digitaal) met scans van ID, bewijs van adres, en je ondernemingsomschrijving (zie volgende stap).
Stap 4: Formuleer je bedrijfsactiviteit (SBI-code) en startdatum — concreet
- Ga naar de KvK-zoekfunctie voor SBI-codes en zoek 2–3 relevante codes op basis van je diensten/producten.
- Schrijf een korte activiteitenomschrijving van maximaal 2 regels die exact overeenkomt met wat je gaat verkopen of leveren (belangrijk voor vergunningen en belastingaangifte).
- Startdatum = datum waarop je daadwerkelijk begint met bedrijfsactiviteiten of je eerste factuur uitreikt. Kies realistisch; je kunt achteraf wijzigen maar voorkom fouten bij subsidieaanvragen.
- Actie: vul één A4 met “Activiteit (SBI), doelgroep, product/dienst, startdatum” — print dit voor je KvK-afspraak.
Stap 5: Maak een online afspraak en vul voorinschrijving (stap-voor-stap)
- Ga naar kvk.nl → ‘Inschrijven’ → ‘Maak afspraak’. Kies het dichtstbijzijnde kantoor en beschikbare tijd (meestal binnen 1–7 werkdagen).
- Vul eventueel de digitale voorinschrijving in (als beschikbaar): handelsnaam, adres, activiteiten, rechtsvorm, contactgegevens.
- Betaling: noteer dat er een eenmalige inschrijfkosten zijn; betaalinformatie vind je bij het afrekenproces of op locatie.
- Actie: print je bevestigingsmail van de afspraak en check of alle ingevoerde gegevens kloppen — fouten corrigeren kost tijd tijdens je bezoek.
Stap 6: Het bezoek aan de KvK — wat gebeurt er en hoe bereid je je voor?
- Wat ze checken: identiteit, bevoegdheid van ondertekenaar(s), juiste rechtsvorm, volledigheid van gegevens en handtekening(en).
- Duur: reken op 10–30 minuten per inschrijving als alles compleet is.
- Wat je ontvangt: direct je KvK‑nummer en een uittreksel van het Handelsregister (soms digitaal, soms op papier) met registratiegegevens.
- Tip voor BV: de notaris verzorgt inschrijving; neem wel de notariële akte en UBO‑gegevens bij eventuele vragen mee.
- Actie-test: kom 10 minuten voor je afspraak, neem iedereen mee die moet tekenen, en controleer nogmaals ID‑geldigheid en kopieën.
Stap 7: Direct na registratie — 7 concrete acties
- Controleer het handelsregister: zoek meteen je KvK‑nummer op kvk.nl en controleer of alle gegevens correct zijn.
- Belastingdienst: de KvK stuurt de gegevens door; binnen 2–6 weken ontvang je bericht van de Belastingdienst met RSIN/Btw‑nummer of aanvullende vragen. Houd je post/berichtenbox in de gaten.
- Open een zakelijke bankrekening (voor BV meestal verplicht; voor eenmanszaak aanbevolen). Gebruik je KvK‑uittreksel bij de bank.
- Maak je factuursjabloon: vermeld KvK‑nummer, btw‑nummer (als ontvangen), adres, betaaltermijn en je betalingsgegevens.
- Boekhouding: kies een boekhoudpakket en koppel je bank zodra de zakelijke rekening actief is. Stel direct je administratie in voor btw‑periodes en factuurnummering.
- Verzekeringen en contracten: sluit ten minste een aansprakelijkheidsverzekering af en controleer contracten met leveranciers of opdrachtgevers.
- Actie binnen 14 dagen: bevestig ontvangst van de Belastingdienstbrief en noteer je aangiftetijdvakken (maand/kwartaal/jaar) in je agenda.
Veelvoorkomende fouten en snelle oplossingen
- Fout: verkeerde startdatum → Oplossing: wijzig je startdatum via een wijzigingsformulier bij KvK of vraag ondersteuning bij je boekhouder.
- Fout: onjuiste SBI-code → Oplossing: pas de code aan via een wijziging in het Handelsregister; controleer vergunningseisen opnieuw.
- Fout: geen UBO‑registratie bij BV → Oplossing: lever UBO‑gegevens direct aan de notaris of KvK; vertraagt anders formaliteiten.
- Fout: facturen zonder KvK‑nummer of btw‑nr. → Oplossing: stop, controleer je KvK‑uittreksel en pas je factuursjabloon aan voordat je de eerste serie verstuurt.
Wijzigen of stoppen: praktische stappen
- Wijzigen (adres, activiteiten, bestuurders): maak een wijzigingsafspraak via kvk.nl, neem relevante ID’s mee en vul het wijzigingsformulier in.
- Stoppen: schorsing of uitschrijving kan online of via afspraak; zorg dat openstaande facturen en contracten afgehandeld zijn voordat je uitschrijft.
- Actie: maak een kalenderherinnering voor 1 maand na wijziging om te controleren of het Handelsregister is aangepast.
Directe check: 8‑punten checklist die je nu uitvoert
- Heb je je KvK‑nummer ontvangen en staat je bedrijf correct op kvk.nl? → Zoek en controleer.
- Zijn naam en SBI‑code exact zoals je ze wil hebben? → Vergelijk met je administratie en website.
- Heb je het bericht van de Belastingdienst ontvangen binnen 6 weken? → Zo niet, bel de Belastingdienst.
- Is er een zakelijke bankrekening geopend en gekoppeld aan je boekhouding? → Controleer bankkoppeling in je boekhoudpakket.
- Staat je KvK‑nummer op je facturen en website? → Voeg toe indien ontbrekend.
- Heb je vergunningen nodig voor je activiteit (horeca, bouw, vervoer)? → Controleer per lokale gemeente en vraag ze aan vóór de start van de activiteit.
- Zijn alle bestuurders en UBO’s geregistreerd en correct gespeld? → Corrigeer direct bij fouten.
- Back‑up check: bewaar een digitale en papieren kopie van je KvK‑uittreksel in twee aparte mappen.
Praktische tip van Zaveco: plan na je inschrijving direct een 30‑minuten check‑call met je boekhouder of met ons team om te controleren of je BTW‑instellingen, factuurnummers en eerste aangifteperiodes kloppen — voorkom zo administratieve vertragingen die je geld en tijd kosten.