Korte intro: Als ondernemer wil je weten hoeveel uren je minimaal moet werken om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek (zoals de zelfstandigenaftrek en eventuele startersaftrek). De belangrijkste vuistregel: er geldt een urencriterium dat je moet halen, maar er zijn nuances, bewijsvoering en slimme manieren om je uren structureel te organiseren.
Dit artikel legt concreet uit hoeveel uren nodig zijn, wat precies meetelt, hoe je praktisch en controleerbaar registreert en welke uitzonderingen of aanvullende aftrekken bestaan. Direct toepasbare stappen, rekenvoorbeelden en een checklist zodat je morgen al kunt controleren of je op schema zit.
Het urencriterium: 1.225 uur per jaar
Voor de meeste ondernemers is het urencriterium 1.225 uur per kalenderjaar. Dat betekent dat je aantoonbaar minimaal 1.225 uur besteedt aan je onderneming om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrekposten in de inkomstenbelasting. Dit is leidend voor zelfstandigenaftrek en veel andere ondernemersvoordelen.
Wat wél en niet meetelt (praktisch overzicht)
- Meegerekend: alle uren die direct of indirect voor de onderneming worden ingezet: werkzaamheden voor klanten, acquisitie, administratie, marketing, studie gericht op de onderneming, reizen tussen opdrachten en onderhoud van bedrijfsprocessen.
- Niet (of alleen beperkt) meegerekend: uren van privé-activiteiten, korte pauzes die geen onderdeel zijn van werkzaamheden, en taken die duidelijk privé blijven.
- Let op: uren die je partner onbetaald meewerkt kunnen leiden tot meewerkaftrek (zie verderop) — houd ook die uren strikt bij.
Stap-voor-stap: uren registreren en aantonen (testbaar)
- Stap 1 – Kies een registratie-oplossing: simpele spreadsheet, tijdregistratie-app (Toggl, Clockify, Excel-tijdstaat) of je boekhoudpakket met urenmodule. Kies er één en gebruik hem consequent.
- Stap 2 – Definieer categorieën: klantwerk, acquisitie, administratie, scholing, reizen, meewerkende partner. Dit maakt achteraf analyseren en verantwoorden makkelijk.
- Stap 3 – Dagelijkse registratie: noteer werkblokjes met start/eindtijd en categorie. Minimaal één invoer per dag, bij voorkeur direct na afronding.
- Stap 4 – Wekelijkse controle: elke week een kort overzicht maken (totaal uren/week en per categorie). Als je structureel onder 24 uur/week zit, neem actie (24 uur x 51 weken ≈ 1.224). Voorbeeldcheck: 25 uur/week x 49 weken = 1.225 uur.
- Stap 5 – Jaarafsluiting: exporteer je urenoverzicht en voeg het toe aan je administratie. Maak een samenvatting per maand en totaal per jaar als bijlage voor je belastingaangifte.
- Testbaar bewijs: bewaar tijdstaten, agenda-afspraken, facturen en e-mails met tijdstempel. Dit zijn concrete bewijsstukken bij een controle door de Belastingdienst.
Speciale situaties en aanvullende aftrekken
- Startende ondernemer: startersaftrek is bedoeld voor ondernemers die aan het urencriterium voldoen en die in de voorafgaande jaren niet of beperkt gebruik maakten van zelfstandigenaftrek. Controleer de voorwaarden op de site van de Belastingdienst of vraag je boekhouder om bevestiging.
- Meewerkaftrek: een partner die (onbetaald) meer dan een bepaald aantal uren meewerkt kan recht geven op meewerkaftrek. Houd ook deze uren nauwkeurig bij en maak een schriftelijke afspraak over de aard van de werkzaamheden.
- Meerdere activiteiten/bedrijven: uren voor verschillende activiteiten mogen worden opgeteld als ze allemaal tot dezelfde onderneming behoren; zorg voor duidelijke splitsing per activiteit in je administratie.
Praktische rekenvoorbeelden
- Voorbeeld A – Freelance copywriter: werkt 20 uur/week aan klanten + 5 uur/week aan acquisitie en administratie → 25 uur/week x 49 weken = 1.225 uur → voldoet aan urencriterium.
- Voorbeeld B – Parttime ondernemer naast loondienst: werkt 15 uur/week aan eigen onderneming → 15 x 52 = 780 uur → geen urencriterium. Acties: verhoog uren of herstructureer werkzaamheden om in aanmerking te komen.
Rechtstreeks toepasbare checklist (print & routeplan)
- Huidige jaar: bereken je huidige totaaluren: open je tijdregistratie, tel de uren per week op en vermenigvuldig of som de maanden.
- Ontbreekt er bewijs? Verzamel facturen, e-mails, agenda-items en urenstaat per maand en koppel ze aan je totalen.
- Plan bijsturing: als je tekort hebt, maak een 12-wekenplan met wekelijkse urendoelstellingen en meet voortgang elke zondagavond.
- Maak back-up: exporteer je uren per kwartaal als pdf en bewaar die bij je administratie.
Wat te doen bij een controle van de Belastingdienst?
- Zend een overzicht met maandtotalen, onderbouwd met tijdstaten en ondersteunende documenten (facturen, opdrachten, e-mails).
- Wees transparant: geef toelichting per categorie en leg causale lijnen uit (bijv. acquisitie leidt tot opdrachten X, Y).
- Schakel je boekhouder in voor formele reactie en onderbouwing – voorkom onnodige fouten in communicatie.
Laatste praktische tip: binnen 14 dagen een directe actie—maak nu een export van je uren van de afgelopen drie maanden, bereken of je op jaarbasis boven of onder 1.225 uur uitkomt en zet direct een wekelijks blok in je agenda van minimaal X uur (waar X = max(0, ceil((1.225 – huidige_jaaruren) / resterende_weken))) om het tekort te dichten.