Webinars zijn geen magische truc; ze zijn een proces. Met de juiste doelgroep, techniek en opvolging vervorm je deelnemers in gekwalificeerde leads en betalende klanten. Dit artikel geeft een directe, testbare routekaart: van planning tot conversie.
Zaveco positioneert zich als je partner in businessgroei: concreet, meetbaar en snel toepasbaar. Volg de stappen, implementeer de templates en test elke fase met duidelijke KPI’s.
1. Bepaal je doel en KPI’s: wat meet je precies?
Stap 1: formuleer één hoofddoel, bijv. “20 gekwalificeerde leads binnen 30 dagen na webinar” of “5 sales à €1.500 binnen 45 dagen”. Koppel altijd concrete KPI’s:
- Aantal registraties
- Aanwezigheidspercentage (attendance rate = live attendees / registraties)
- Engagement (polls, vragen, chat-berichten per deelnemer)
- Conversion to MQL/SQL (leads die voldoen aan je kwalificatiecriteria)
- Sales conversie (aantal deals / aantal gekwalificeerde leads)
Meet direct met: Google Analytics/GA4, je e-mailplatform (open- en klikratio) en CRM (lead-status). Stel dashboards in zodat je per actie kunt bijsturen.
2. Kies het juiste webinartype voor je funnel
Kies één van de volgende met bijbehorende doelstelling en contentstijl:
- Introductie / Leadgen (60-90 min): brede issues, hoge registratie- maar lagere aankoopdruk. Gebruik voor top-of-funnel.
- Deep-dive / Educatie (45-60 min): middelste funnel, toont expertise en filtert serieuze prospects.
- Product demo + Q&A (30-45 min): salesgericht, korte demo gevolgd door prijsaanbod en Q&A; beste voor beslissers.
- On-demand evergreen: repurpose live opname met CTA’s en automated nurture.
Besluit op basis van doel, doelgroep en salescyclus.
3. 4‑week webinarplanning (acties per week)
Gebruik deze testbare timebox:
- Week -4: onderwerp valideren via poll of korte LinkedIn-post; landingspagina + registratieformulier opzetten; doel-KPI’s vastleggen.
- Week -3: promotie opzetten: 3 e-mails, 3 social posts, 2 betaalde ads (LinkedIn/Meta); partner outreach voor co-promotie.
- Week -2: dry-run, slides finaliseren, autoresponders instellen, retargeting-pixel testen.
- Week -1 + dag van: herinneringsflow starten (72u, 24u, 1u, 10 min), tech-check, host-briefing en run-of-show repeteren.
4. Landingspagina en registratie: copy en conversie-optimalisatie
Essentiële elementen (testable checklist):
- Krachtige titel met benefit (30 tekens): wat haalt de bezoeker eruit?
- 3 bullets met concrete outcomes (“Na dit webinar kun je X, Y, Z”)
- Social proof: 1 case, 1 logo, korte testimonial
- Heldere CTA: “Reserveer je plek — gratis” + tijdzone-selectie
- Formulier: beperk velden (naam, e-mail, bedrijf, functietitel). Voeg optionele qualifying vraag toe (budget/initiative).
A/B-test: versie A met video-uitleg bovenaan, versie B met bullets en testimonial. Meet CTR naar registratie en conversieratio.
5. Promotie: kanalen, budget en voorbeeld-campagne
Focus op 3 kanalen en maximaliseer repetitie.
- Owned: e-mail (segmentatie naar warm/koud), LinkedIn berichten en posts
- Paid: LinkedIn voor B2B, Meta voor B2C of brede B2B; begin met small-bid test (€10-€30/dag) en schaal op CTR/registratie CPA
- Partners & affiliates: vraag relevante partners om 1 post + 1 e-mail
Sample e-mail flow (testen):
- Uitnodiging 14 dagen voor — onderwerp: “Live: hoe X je omzet met 20% verhoogt”
- Reminder 7 dagen — onderwerp: “Nog plekken vrij: praktische workshop over X”
- Reminder 24 uur — onderwerp: “Morgen: praktische template + Q&A”
- 1 uur reminder + 10 minuten reminder
6. Technische stack en instellingen (no-nonsense)
Aanbevolen tools en instellingen:
- Webinarplatform: WebinarGeek, Zoom Webinars, Demio of BigMarker. Kies 1 met opname + integratie naar je CRM.
- Landing page: WordPress met Elementor, Unbounce, of Leadpages.
- E-mail/marketing automation: ActiveCampaign, HubSpot of Mailchimp — zorg voor tagging en automatisering.
- CRM: HubSpot of Pipedrive voor lead scoring en opvolging.
- Tracking: GA4 + UTM-parameters + Meta/LinkedIn-pixels voor retargeting.
Instellingen om te testen: registratiebevestiging met download (lead magnet) vs. zonder; live chat aan/uit; polls aan/uit.
7. Run-of-show en script: precies wat je zegt en wanneer
Voorbeeld run-of-show (60 min):
- 0-5 min: welkom, verwachting managen, technische instructies (chat, Q&A), korte intro host & credibility
- 5-20 min: probleemstelling + data/facts (use cases)
- 20-40 min: concrete methode of demo (stap-voor-stap, 3-5 actiestappen)
- 40-50 min: case study + resultaten
- 50-55 min: aanbod (tijdelijke CTA), prijsopbouw, bonussen
- 55-60 min: Q&A live + afsluiting met duidelijke next step
Scriptvoorbeelden (eerste 60 seconden): “Welkom, ik ben [naam], we behandelen vandaag 3 praktische stappen waarmee je binnen 30 dagen X kunt realiseren. Zet vragen in de chat, we behandelen ze in de Q&A aan het einde.”
8. Aanbod & CTA: de verkoopmomenten testen
Maak het aanbod testbaar en urgent:
- Variant A — gratis consult na webinar (limit van 10 consults)
- Variant B — korting 20% op eerste aankoop (geldig 7 dagen)
- Variant C — sprong-naar-action: direct inschrijven via speciale link + bonus
Test welke CTA de hoogste MQL→SQL conversie levert. Meet ook gemiddelde orderwaarde per variant.
9. Follow-up flow: 7-dagen automation met scripts
Standaard opvolging (alleen voor deelnemers + niet-deelnemers aparte flows):
- Direct na webinar (binnen 1 uur): opname + slides + CTA — onderwerp: “Opname en actiepunten van vandaag”
- Dag 2: case study relevant voor jouw sector + uitnodiging consult
- Dag 4: FAQ + antwoorden uit Q&A, herinnering aanbod vervalt
- Dag 7: laatste call-to-action met social proof en deadline
Meting: openratio, klikratio naar aanbodpagina, conversie naar afspraak of aankoop. Scoreer leads op gedrag (geklikt op CTA = +20 punten).
10. Analyse en A/B-testplan (wat meet je, wanneer bijsturen)
Direct meetbaar binnen 48 uur:
- Registration rate per kanaal — stop kanalen waar CPA > target
- Attendance rate — target ≥ 40% voor B2B, ≥ 60% voor B2C
- Engagement score — polls + vragen per 100 deelnemers
- Conversion to SQL — target percentage volgens salescycli
A/B-test ideeën:
- Titel landingspagina vs. titel met case result
- CTA tekst: “Reserveer” vs. “Claim je plek”
- E-mail onderwerpregel met resultaat vs. inhoud
- Twee aanbiedingstypes (consult vs. korting)
11. Repurpose & schaal: van live naar evergreen
Na live-event volg je deze checklist:
- Edit opname: 3 clips (hero clip 60s, highlight 3-5 min, volledige opname)
- Maak een on-demand funnel: registratie → on-demand page → automated nurture (3 e-mails)
- Gebruik highlights in paid ads en LinkedIn posts
- Train sales met transcript + clips voor betere opvolging
Meet performance: on-demand conversie vs. live conversie — als on-demand ≥ 60% van live, schaal je paid campaigns richting evergreen.
12. Veelgemaakte fouten en hoe die te vermijden
Voorkom deze meetbare fouten:
- Te brede doelgroep — defineer buyer persona en segmentatie
- Geen duidelijke CTA of vervolgstap — elke webinar moet één next step hebben
- Geen opvolging of te late opvolging — eerste contact binnen 24 uur is cruciaal
- Geen tracking of UTM’s — dan kun je kanalen niet optimaliseren
Praktische templates die je nu kunt kopiëren
E-mail onderwerpregels (test 3):
- “Live: 3 stappen om [specifieke uitkomst] — 30 nov”
- “Hoe [bedrijf X] €30k extra maakte met één aanpassing”
- “Reserveer je plek: praktische workshop over [onderwerp]”
Snelle landingspagina-hero copy:
Titel: “Gratis webinar: 3 bewezen stappen om [concrete uitkomst]”
Bullet 1: “Leer de exacte stappen die we bij klanten toepassen”
Bullet 2: “Praktische template + Q&A”
CTA: “Reserveer je plek”
Testen en opschalen: KPI-targets per 1000 bezoekers
Richtwaarden om te meten en opschalen:
- Registraties: 4–8% van bezoekers
- Attendance: 30–60% van registraties (B2B lager dan B2C)
- Opvolging klik naar aanbod: 10–25% van aanwezigen
- Sales conversie (van aanwezigen): 1–5% afhankelijk van aanbod
Laatste praktische tip die je direct toepast
Maak vandaag een A/B-test: dupliceer je landingspagina, wijzig alleen de titel (resultaatgericht vs. probleemgericht), zet beide live voor 72 uur met dezelfde betaalde promotie en kies de winnaar op registrations-per-ad-euro. Gebruik die winnaar als basis voor je webinar-promotie en pas je e-mail subjectlines daarop aan.