Als zzp’er wil je boekhoudsoftware die tijd bespaart, fouten voorkomt en compliant is met Nederlandse regels. Dit artikel geeft een directe, praktische routekaart zodat je in maximaal 14 dagen een gefundeerde keuze maakt en een proeftraject kunt afronden.
Zaveco helpt ondernemers met concrete stappen: van eisenlijst en proefopstelling tot migratieplan. Hieronder vind je gecontroleerde tests, checklist-items en voorbeelden die je meteen kunt toepassen.
Stap 1: bepaal je harde eisen (niet je wensen)
Maak een korte lijst met criteria die verplicht zijn voor jouw situatie. Gebruik deze template en vink af:
- BTW-aangifte: maandelijks of per kwartaal? (verplicht voor frequentie)
- Kleineondernemersregeling (KOR) ondersteuning: ja/nee
- Automatische bankkoppeling via PSD2/CSV: ja
- Facturatie met automatische herinneringen en incassomogelijkheden
- Urenregistratie of projectboekhouding nodig? (voor tarieven per opdracht)
- Mobiele app voor bonnetjes en on-the-go facturatie
- Exportformaten: CSV/Excel en audittrail voor boekhouder
- Back-up en retentie (minimaal 7 jaar wettelijke termijn)
Praktische stap: vul deze lijst in en zet per item “must/have/geen” — alleen “must” items mogen je shortlist diskwalificeren.
Stap 2: must-have functies en waarom ze testbaar zijn
Test elke kandidaat met concrete taken. Belangrijke functies en testmethoden:
- Bankkoppeling: koppel je zakelijke bank en importeer 30 transacties. Controleer automatische herkenning van tegenpartijen en of regels toepasbaar zijn.
- Factuur maken: maak 3 facturen (incl. btw, excl. btw, pro-forma). Stuur er één naar jezelf en controleer e-mail-layout en PDF-opmaak.
- Bonnetjes verwerken: upload 5 bonnetjes via app en controleer automatische herkenning van datum, bedrag en btw.
- BTW-aangifte: genereer een proef-aangifte voor het kwartaal. Vergelijk bedragen met handberekening.
- Rapporten: maak een winst- en verliesrekening en balanstabel voor een testperiode van 3 maanden.
Score per taak: 0 = faalt, 1 = handmatig werk vereist, 2 = volledig geautomatiseerd. Kandidaten onder gemiddeld 1 op deze tests zijn geen match voor groeigerichte zzp’ers.
Stap 3: gebruikersgemak en onboarding
Gebruikersgemak is tijdsbesparing. Check dit proces stap-voor-stap tijdens de proefperiode:
- Registratie: hoe snel kun je een account aanmaken en je KvK/invoer doen? Streef naar < 15 minuten.
- Onboarding-wizard: zijn er guided workflows voor eerste boeking, bankkoppeling en btw-instellingen?
- Helpcentrum en live chat: start 1 supportticket met een vraag over het invoeren van een creditnota. Meet reactietijd en kwaliteit van antwoord.
Praktische stap: tijd elke handeling en noteer hoeveel stappen nodig waren — kies de tool met de minste stappen en kortste reactietijd.
Stap 4: prijsstructuur en totale kosten
Focus op TCO (total cost of ownership). Niet alleen maandprijs, maar extra kosten:
- Maandabonnement: noteer basisprijs en prijs per gebruiker.
- Bankkoppeling of transactie-fee: betaal je extra per import?
- Modules: urenregistratie, projectboekhouding, optimaal vaak extra kosten.
- Boekhouderslicentie: kan je boekhouder gratis meekijken of betaal je extra?
- Export-/migratiekosten: zijn er kosten als je opzegt?
Rekenvoorbeeld: software €20/mnd + bankkoppeling €3/mnd + boekhouderslicentie €10/mnd = €33/mnd. Jaarlijkse TCO = €396. Vergelijk dit met urenwinst: winstendeling = uren bespaard × uurtarief.
Stap 5: integraties en automatisering
Integraties bepalen hoeveel handwerk blijft. Prioriteiten:
- Bank (PSD2), betalingsproviders (Mollie, PayPal), kassa- of webshopintegratie (WooCommerce, Shopify)
- API-toegang: wil je later automatiseren of een externe toolkit gebruiken?
- Boekhouder integratie: koppeling met Exact, Twinfield of Xero voor accountant-werkstroom
Test: configureer minimaal 2 integraties en voer een end-to-end check uit: verkoop via shop → betaling via Mollie → automatische boekingsregel → factuur gesloten en betaling gematcht.
Stap 6: beveiliging en compliance check
Controleer concrete eisen en bewijsstukken:
- Encryptie: TLS tijdens transport en AES/at-rest; vraag de provider om documentatie.
- Certificeringen: ISO 27001 of vergelijkbaar? Vraag bewijs of een whitepaper.
- Data-export & portabiliteit: kun je alle boekingen exporteren in CSV/XML met volledige audittrail?
- Back-ups & retentie: waar staat data (EU data centers) en hoe vaak worden backups gemaakt?
- Toegangsbeheer: 2FA, rollen en permissies voor externen (boekhouder, medewerker)
Praktische test: vraag support om een data-export en controleer of je binnen 24 uur een complete export krijgt.
Stap 7: schaalbaarheid en flexibiliteit
Denk vooruit: wat heb je nodig bij groei of seizoenspieken?
- Prijsstappen bij meer facturen of klanten
- Mogelijkheid om extra modules tijdelijk aan/uit te zetten
- API-limieten en performance bij grote transactievolumes
Voer een stresstest uit: simuleer 1.000 boekingen (CSV-import) en controleer verwerkingstijd en foutenlog.
Stap 8: proefperiode — 14-dagen testplan
Helder testprotocol dat je in twee weken voltooit:
- Dag 1: vul eisenlijst en maak shortlist (max 3)
- Dag 2–3: activeer proefaccounts en koppel bank (30 transacties)
- Dag 4–6: voer 7 kerntaken uit (factuur, bon, btw, import, rapport, export, herinnering)
- Dag 7: stel supportvraag en evalueer reactietijd
- Dag 8–10: test integraties (webshop, Mollie, boekhouder toegang)
- Dag 11–12: voer beveiligings- en exporttest uit
- Dag 13–14: vergelijk scores en kies, of herhaal test met verbeterde instellingen
Scorematrix: geef elk criterium 0–5. Beslis: kandidaat met gemiddelde ≥4 is geschikt.
Stap 9: overstappen — concreet migratieplan in 7 stappen
Als je kiest: volg dit stappenplan voor een foutloze overgang:
- Stap A: exporteer alle data uit oude systeem (boekingen, relaties, open posten, btw-jaar) als CSV/XML
- Stap B: maak een testomgeving in nieuwe software en importeer historische data
- Stap C: controleer saldi en run proef-btw-aangifte voor vorige periode
- Stap D: zet dagboekregels en automatische bankregels klaar
- Stap E: communiceer met klanten over nieuwe factuur-gegevens (5 werkdagen vooraf)
- Stap F: laat boekhouder toegang controleren en goedkeuren
- Stap G: zet oude software op read-only en archiveer exportbestanden
Praktische check: plan de overgang aan het eind van een fiscale periode om dubbele aangiften te voorkomen.
Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden
Concrete fouten en directe oplossingen:
- Valkuil: kiezen op prijs alleen → Oplossing: bereken TCO en urenbesparing op jaarbasis.
- Valkuil: geen proefperiode doen → Oplossing: volg het 14-dagen testplan hierboven.
- Valkuil: vergeten export/lock-in clausules → Oplossing: vraag schriftelijk naar exportmogelijkheden en opzegkosten.
- Valkuil: geen toets op KOR of Britse btw-regels (internationaal) → Oplossing: controleer btw-instellingen en ondersteuning voor internationale btw.
Praktische checklist die je direct kunt toepassen
Gebruik deze korte checklist als laatste stap vóór aankoop. Vink af en beslis op basis van score:
- Ik heb een eisenlijst ingevuld (minimaal 7 “must” items).
- Ik heb 3 kandidaten geselecteerd en proefaccounts aangemaakt.
- Ik heb 7 testtaken uitgevoerd en scores genoteerd.
- Ik testte export en ontving volledige data binnen 24 uur.
- Ik controleerde prijzen en berekende TCO voor 12 maanden.
- Ik liet mijn boekhouder meekijken en goedkeuren.
Laatste praktische tip: plan nu 2 uur in je agenda om één van de proefaccounts door het 14-dagen testplan te leiden — noteer scores per taak en kies de software die structureel tijd teruggeeft (minimaal 2 uur per week).