Zaveco is jouw partner voor alles rondom business: van strategie tot operatie. In deze hands-on gids leer je precies hoe je een offerte opstelt die niet alleen professioneel oogt, maar ook converteert — met concrete stappen, testbare sjablonen en direct toepasbare voorbeelden.
Geen fluff: alleen actiegerichte instructies, meetpunten en kopieerbare templates die je vandaag nog kunt inzetten. Volg de stappen, meet het resultaat en optimaliseer met de checklists onderaan.
Start met een scherpe kop en korte samenvatting
- Subjectregels (test 3 varianten): 1) Offerte [Bedrijfsnaam] — Resultaat: [kwantificeerbaar voordeel], 2) Oplossing voor [specifiek probleem] — voorstel binnen 48u, 3) [Klantnaam], uw voorstel voor [projectnaam]. Meet openrate.
- Header binnen de offerte: één regel die het belangrijkste resultaat belooft, bv. “Website die 30% meer leads genereert binnen 6 maanden”. Zet bedrijfslogo linksboven en datum/referentienummer rechtsboven.
- Korte samenvatting (1–3 zinnen): wat je gaat leveren, waarom het werkt en welk concreet voordeel de klant heeft. Test: sluit 1 zin af met een kwantificeerbare uitkomst.
Maak scope en deliverables glashelder (vermijd misverstanden)
- Stap 1 — Deliverables lijst: benoem elk item als een testbare deliverable, bv. “Landingpage (desktop + mobiel) — functioneel getest, laadtijd <2s, Google Lighthouse >=90”.
- Stap 2 — Acceptatiecriteria: voor elk deliverable 1–3 acceptatiepunten (functioneel, visueel, performance). Dit voorkomt scope creep.
- Stap 3 — Uitsluitingen: wat je expliciet niet doet. Schrijf dit als korte bullets, bijvoorbeeld “exclusief copywriting tenzij anders vermeld”.
- Stap 4 — Mijlpalen en opleverdata: zet datums en voorafgaande goedkeuringen. Gebruik “start na aanbetaling” als trigger.
Prijsstelling die converteert — concreet en transparant
- Gebruik 3 prijsopties (Good / Better / Best) met duidelijke verschillen. Test welke optie het meest geaccepteerd wordt.
- Toon prijsopbouw: uren x tarief of vaste prijs + materiaalkosten. Voorbeeld: “Ontwikkeling €2.400 (40u @ €60/u) + licenties €120”. Transparantie verhoogt acceptatie.
- Voeg een “Aanvaarde korting”-optie: bijvoorbeeld 5% korting bij acceptatie binnen 7 dagen. Maak de deadline zichtbaar in de offerte-header.
- Betaalvoorwaarden: split je prijs in 30/40/30 of 50/25/25, vermeld exacte data waarop facturen vallen. Voorbeeld: “30% bij opdracht, 40% bij oplevering testfase, 30% na livegang.”
Layout en design: maak de offerte scanbaar en mobielvriendelijk
- Top-3 visuele regels: 1) gebruik brandkleur voor CTA en koppen, 2) genoeg witruimte, 3) gebruik puntsgewijze opsommingen voor scope en stappen.
- PDF-bestand: genereer PDF met klikbare links (plan/schedule/accept link). Zorg dat PDF <5MB en geoptimaliseerd voor mobiel. Test op iPhone/Android.
- Voeg een opvallende acceptatieknop (link naar e-sign tool of simpele “Acceptatieformulier”): “Akkoord — Start project” met prefilled velden.
Persoonlijk, maar schaalbaar: personalisatie met sjablonen
- Begin de offerte met een persoonlijke zin: verwijzing naar een gesprek, quote of pijnpunt. Voorbeeld: “Zoals besproken tijdens ons gesprek op 3 juni: dit voorstel lost X op.”
- Gebruik merge-velden in je template (naam, bedrijf, projectnaam, deadline) zodat je offertes snel én persoonlijk zijn.
- Voeg één kort klant-specifiek bewijs toe: korte case van max. 3 zinnen met resultaatcijfers. Voorbeeld: “Vergelijkbare website voor Klant X: +45% conversies in 4 maanden.”
Call-to-action en vervolgstappen — maak accepteren eenvoudig
- Toon 3 opties voor vervolgstap: 1) “Accepteer offerte en start”, link naar e-sign, 2) “Plan kort vervolggesprek” met kalenderlink, 3) “Vraag aanpassing aan” met kort formulier.
- Meld verwachte doorlooptijd na acceptatie: “Na akkoord: kick-off binnen 3 werkdagen, oplevering MVP binnen 4 weken.”
- Maak afsluiting actiegericht: herhaal belangrijkste voordeel en exacte volgende stap.
Juridische voorwaarden, betalings- en annuleringsbeleid (kort en duidelijk)
- Standaardvoorwaarden: verwijzing naar volledige T&C via link en korte samenvatting in 3 bullets (betaling, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom).
- Annulering en wijzigingsproces: vermeld kosten of uren bij wijzigingen buiten scope en hoe deze goedgekeurd worden (schriftelijke wijzigingsaanvraag).
- Wettelijke info: bedrijfsgegevens, KvK-nummer, contactpersoon en BTW-nummer onderaan.
Follow-up en tracking: maak meten standaard
- Implementeer tracking: verzend offerte via tool die opentijd en klikgedrag meet (PDF tracking of e-sign). Meet open rate, CTR op acceptlink en reply-rate.
- Follow-upsequentie (testbaar): Dag 2: korte herinnering + vraag of er onduidelijkheden zijn. Dag 5: waarde-add email (case of FAQ). Dag 10: laatste herinnering met acceptatiedeal (bv. kleine korting). Meet respons per stap.
- Gebruik A/B-testen: twee versies van onderwerpregel en één verschil in prijsstructuur; kies winnende variant na 30 offertes of 4 weken.
Technische workflow en versiebeheer
- Werk altijd vanuit template in je CRM of offerte-tool. Versiebeheer: voeg versienummer en datum in footer (bv. V1 — 2025-09-09).
- E-sign integratie: kies een tool die automatisch factuur- en betalingsvoorwaarden koppelt aan de geaccepteerde offerte.
- Automatiseer creatie: gebruik merge-velden, opslaan als draft en voorpublicatie checklist (zie onderaan).
Snelle offerte-template die je kunt kopiëren
- Subject: Offerte [Bedrijfsnaam] — [Kort resultaat + deadline]
- Header: [Logo] Offerte #[nummer] — Datum: [dd-mm-jjjj]
- Samenvatting (1 zin): “Wij leveren [dienst] zodat [kwantificeerbaar resultaat] binnen [tijd].”
- Scope (bullets): Deliverable 1 — acceptatiecriteria; Deliverable 2 — acceptatiecriteria; Uitsluitingen.
- Prijsopties: Good €X, Better €Y, Best €Z — korte uitleg per optie.
- Mijlpalen en betalingsplan: datum + %.
- Voorwaarden: link naar volledige T&C + korte bullets.
- CTA: “Accepteren” (link e-sign) / “Afspraak plannen” (kalenderlink) / “Wijziging aanvragen” (formulier).
Meetbare testen die je direct uitvoert
- Test 1: 3 subjectlijnen x 100 offertes — meet openrate. Winnaar adopteer na 30 dagen.
- Test 2: 3 prijsstructuren (single, tiered, hourly) — meet acceptrate over 60 dagen.
- Test 3: Acceptatieknop vs. download-only PDF — meet CTR en conversie.
Laatste praktische check: 12-punts quick-check voor elke offerte
- 1. Heeft de subjectregel een duidelijke belofte?
- 2. Staat er één korte samenvatting met resultaat?
- 3. Zijn deliverables testbaar en met acceptatiecriteria?
- 4. Zijn uitsluitingen duidelijk vermeld?
- 5. Zijn er 3 prijsopties of een heldere prijsopbouw?
- 6. Is er een zichtbare deadline voor acceptatie/aanbieding?
- 7. Staat er een opvallende, klikbare CTA (e-sign of planninglink)?
- 8. Is de PDF mobielvriendelijk en <5MB?
- 9. Staat er één korte case of testimonial in de offerte?
- 10. Zijn T&C en betaalvoorwaarden zichtbaar en helder?
- 11. Is tracking ingesteld (open, link clicks)?
- 12. Staat er een versie- en datumstempel in de footer?