Hoe voer je functioneringsgesprekken als manager? Praktische, stap-voor-stap handleiding | Zaveco

Functioneringsgesprekken zijn het fundament van betere prestaties en duurzame ontwikkeling binnen je team. Als manager kun je met een strak proces, goede voorbereiding en concrete opvolging van elk gesprek tastbare verbetering en motivatie realiseren.

Onderstaande stap-voor-stap handleiding van Zaveco behandelt voorbereiding, gesprekstechniek, doelen stellen, documentatie en opvolging. Praktisch, toetsbaar en direct toepasbaar — geen theorie, alleen actiegerichte stappen.

Tip 1 — Voorbereiding: checklist vóór het gesprek

  1. Plan op tijd: stuur uitnodiging minimaal twee weken vooraf met duur, locatie en het doel (functioneren + ontwikkeling).
  2. Verzamel feiten: prestaties, aantallen, levertijden, klantfeedback en eerdere afspraken. Gebruik concrete voorbeelden met data.
  3. Laat de medewerker input aanleveren: stuur een korte vragenlijst (3–5 vragen) over zelfevaluatie en behaalde resultaten.
  4. Maak een doelgerichte agenda: 1) hoogtepunten, 2) aandachtspunten, 3) ontwikkelwensen, 4) actieplan.

Tip 2 — Gespreksstructuur: 4 fasen die werken

  1. Opening (5 min): doel en tijdsduur bevestigen, veilige toon zetten.
  2. Reflectie (10–15 min): medewerker presenteert eigen evaluatie; jij luistert en vat samen.
  3. Feedback & voorbeelden (15–20 min): geef concreet gedrag, effecten en gewenste verandering.
  4. Actieplan & afsluiting (10 min): samen SMART-doelen op papier zetten, verantwoordelijkheden en deadlines vastleggen.

Tip 3 — Feedback geven: de STAR- en SBI-methodes

Gebruik STAR (Situatie, Taak, Actie, Resultaat) of SBI (Situatie, Gedrag, Impact). Formuleer per observatie:

  1. Specifieke situatie: wanneer en waar gebeurde het?
  2. Gedrag: wat deed de medewerker concreet?
  3. Impact/resultaat: wat waren de gevolgen voor klant, team of resultaat?
  4. Gewenst gedrag: wat moet anders en waarom?

Voorbeeld: “Tijdens de klantdemo van 3 juli (situatie) sprak je vooral over technische details (gedrag). De klant raakte de kernbehoefte kwijt en stelde geen vervolgvraag (impact). Volgende keer prioriteer je klantvraag > demo, en vat je samen na elke demo (gewenst gedrag).” Geef altijd één direct uitvoerbare tip per feedbackpunt.

Tip 4 — Doelen stellen: SMART en testbaar

  1. Specifiek: wat precies bereiken? (bijv. ‘verbeteren opvolging offertes’)
  2. Meetbaar: KPI/indicator (bijv. ‘offerteconversie van 15% naar 25%’).
  3. Acceptabel: medewerker is het eens en neemt verantwoordelijkheid.
  4. Realistisch: haalbaar binnen beschikbare tijd/middelen.
  5. Tijdgebonden: deadline en checkmoment (bijv. 90 dagen).

Leg doelen vast in het systeem of in een shared document en plan automatische reminders voor tussentijdse checks.

Tip 5 — Ontwikkelplan en middelen

  1. Bepaal leervorm: training, coaching, jobrotation of e-learning.
  2. Plan concrete activiteiten: data, duur, verwacht resultaat en beoordelingscriterium.
  3. Reserveer middelen: tijd, budget, collega-mentoren.
  4. Spreek toetsmomenten af: mini-evaluatie na 30 dagen, beoordeling na 90 dagen.

Tip 6 — Luister- en vraagtechnieken

  1. Gebruik open vragen: “Wat ging er goed? Wat houd je tegen?”
  2. Samenvatten en doorvragen: bevestig en toets begrip.
  3. Silence werkt: wacht 3–5 seconden voor een beter antwoord.
  4. Vraag naar concrete voorbeelden, geen vage claims.

Tip 7 — Omgaan met weerstand en lastige gesprekken

  1. Blijf feitgericht: vermijd veralgemeningen en gevoelens als basis voor kritiek.
  2. Bevries, herhaal, herformuleer: “Ik hoor dat je het oneens bent; kun je een concreet voorbeeld geven?”
  3. Bied keuzes: “Wil je eerst focussen op klantcommunicatie of op tijdbeheer?”
  4. Escalatiepad: bij structurele problemen plan je een follow-up met HR en houd je de documentatie paraat.

Tip 8 — Documentatie: wat en hoe vastleggen

  1. Leg kernpunten vast: afgesproken acties, deadlines, meetbare criteria en wie verantwoordelijk is.
  2. Gebruik templates: datum, gesprekspartners, doelstellingen, actiepunten, reviewdatum.
  3. Stuur binnen 48 uur een samenvattende e-mail met bijlage van het ontwikkelplan.
  4. Archiveer volgens HR-proces: privacy en bewaartermijnen in acht nemen.

Tip 9 — Opvolging: ritme en meetpunten

  1. Plan korte follow-ups: 15 minuten wekelijks of tweewekelijks voor 1–2 actiepunten.
  2. Meting: kies 1–3 KPI’s per doel en meet wekelijks/maandelijks.
  3. Evaluateer na 30/60/90 dagen: wat werkte, wat niet en waarom?
  4. Herijk doelen op basis van data, niet op gevoel.

Tip 10 — Functioneringsgesprekken op afstand

  1. Techniekcheck 10 min vooraf: geluid, camera, gedeelde documenten.
  2. Inbouw signaalmomenten: vaker korte check-ins in plaats van één lang gesprek.
  3. Visuele hulpmiddelen: deel agenda en actieplan op scherm, gebruik gedeelde checklists.
  4. Leg afspraken vast zoals bij fysieke gesprekken en bevestig via e-mail.

Tip 11 — Juridische en HR-aspecten

  1. Ken de regels: arbeidscontract, performance improvement plans en waarschuwingen verschillen per rechtsgebied.
  2. Samenwerking met HR: overleg bij herhaalde ondermaatse prestaties of disciplinaire stappen.
  3. Privacy: persoonlijke ontwikkelinformatie veilig opslaan volgens AVG.

Tip 12 — Tools, templates en voorbeelden

Gebruik eenvoudige, testbare templates: gesprekagenda (1 A4), SMART-doelblad, 30/60/90-evaluatieformulier en een follow-up checklist. Voorbeeldactie in template: “Verhoog conversie offertes → Training verkooptechnieken (2 sessies) + wekelijks pipeline-review (owner: medewerker) — einddatum: 90 dagen”.

Tip 13 — Meetbare uitkomsten en KPI’s

  1. Kies maximaal 3 KPI’s per medewerker (kwaliteit, snelheid, klanttevredenheid).
  2. Streef naar korte cycli: 30/60/90 dagen om snel te sturen.
  3. Rapporteer vooruitgang zichtbaar in dashboard voor zowel manager als medewerker.

Tip 14 — Frequentie en cultuur

Plan structureel 1:1-gesprekken (wekelijks/maandelijks) en formele functioneringsgesprekken (halfjaarlijks/jaarlijks). Cultiveer een feedbackcultuur waarin korte, directe feedback tussen formele gesprekken normaal is.

Praktische check — 7-punts actiecheck voordat je het gesprek afsluit

  1. Zijn de SMART-doelen genoteerd en door beiden geaccepteerd?
  2. Heeft elke actie een eigenaar en deadline?
  3. Is een meetbare KPI gekoppeld aan elk doel?
  4. Is er een gepland tussentijdse check (datum + duur)?
  5. Werd feedback met voorbeelden gegeven (STAR of SBI)?
  6. Is opvolging in het systeem of document opgeslagen en gedeeld?
  7. Werd er een ontwikkelactiviteit gepland met concrete volgende stap?

Praktische tip van Zaveco: print of exporteer deze 7-punts check als formulier en laat medewerker én manager bij afsluiting tekenen of bevestigen per e-mail — direct toepasbaar en juridisch houdbaar.