Kilometerregistratie is voor ondernemers meer dan administratie: het bepaalt of je kilometers belastingvrij kunt vergoeden, of je bijtelling moet betalen en hoeveel bedrijfskosten je mag aftrekken. Dit artikel legt stap voor stap uit wat je moet bijhouden, welke keuzes je hebt en hoe je fouten voorkomt.

Concrete, testbare stappen en voorbeelden helpen je direct toepasbare keuzes te maken: van het juiste logboekformaat tot de berekening van km-vergoedingen en het vermijden van bijtelling bij een auto van de zaak.

Wat is verplicht in een rittenregistratie?

De Belastingdienst eist per rit minimaal: datum, beginadres, eindadres, beginstand en eindstand van de kilometerteller, het doel van de rit en het kenteken van het voertuig. Bewaar alle ritten minimaal 7 jaar. Zonder deze gegevens riskeer je correcties op btw-aftrek en verlies van belastingvrije km-vergoedingen.

Praktische stap-voor-stap: direct beginnen met een gouden standaard logboek

  1. Maak een sjabloon (ook als CSV): datum, startadres, eindadres, begin_km, eind_km, km, doel_rit, kenteken, handtekening/goedkeuring.
  2. Vul elke rit direct in (handmatig of via app). Voorbeeld CSV-header: date,start_address,end_address,start_km,end_km,km,purpose,license_plate.
  3. Controleer dagelijks of km-optelling klopt: km = end_km – start_km. Als afwijking >5% dan verklaren en bewijzen (bonnen, agenda).
  4. Maak maandelijkse exports en back-ups (cloud + lokale kopie).

KM-vergoeding toepassen: berekenen en uitbetalen

Standaard: vergoed maximaal €0,21 per zakelijke kilometer belastingvrij (controleer actuele tarieven). Concrete berekening:

  • Voorbeeld: 150 zakelijke km in een maand → 150 x €0,21 = €31,50 nettovergoeding.
  • Jaarvoorbeeld: 8.000 zakelijke km → 8.000 x €0,21 = €1.680 belastingvrij.

Stappen om uit te betalen:

  1. Tel zakelijke km maandelijks op uit je rittenregistratie.
  2. Vermenigvuldig met het geldende tarief (bijv. €0,21).
  3. Boek het als kosten (of uitbetaling aan bestuurder) en behoud de onderliggende ritten als bewijs.

Auto van de zaak: bijtelling en het 500-km-criterium

Als de auto op de balans van de onderneming staat en je gebruikt ‘m privé, dan geldt vaak bijtelling. Je kunt bijtelling vermijden als de privé-kilometers per jaar <500 km zijn en je dit aantoonbaar maakt met een waterdichte rittenregistratie.

Hoe bewijs je de <500 km-regel stap voor stap:

  1. Houd vanaf dag 1 een rittenregistratie bij volgens het standaardsjabloon.
  2. Bewaar aanvullende bewijsstukken: agenda-uitdraai, tankbonnen, parkeertickets, GPS-trace voor sporadische privéritten.
  3. Maak jaarlijks een totaaloverzicht; noteer privé-kilometers en onderteken als verklaring.
  4. Wees voorbereid op een steekproef van de Belastingdienst: exporteer en toon de onderliggende ritten.

Bijtellingvoorbeeld en controleberekening

Formule: bijtelling = cataloguswaarde x bijtellingspercentage. Netto belastingeffect = bijtelling x jouw belastingtarief. Voorbeeld (voorbeeldgetallen, controleer actuele percentages): cataloguswaarde €30.000, bijtelling 22% → bijtelling = €6.600. Met een belastingtarief van 37% levert dat een extra belastinglast op van ongeveer €2.442 per jaar (€6.600 x 0,37).

Zakelijke kosten vs. kilometervergoeding: welke methode kies je?

Keuze A – kilometervergoeding (0,21): eenvoudig, belastingvrij tot het plafond, weinig administratie behalve rittenregistratie.

Keuze B – werkelijke kosten opbouwen (afschrijving, verzekering, brandstof, onderhoud): complexer maar voordelig bij veel zakelijke km’s of hoge autokosten. Vereist nauwkeurige rittenregistratie en toedeling percentage zakelijk/privé.

Stap-voor-stap overstap naar werkelijke kosten

  1. Bereken totale autokosten per jaar (afschrijving, verzekering, wegenbelasting, onderhoud, brandstof).
  2. Maak zakelijke/privé-verdeling via rittenregistratie: zakelijk_ km / totaal_km = zakelijk_percentage.
  3. Plaan btw-correcties als de auto ook privé wordt gebruikt (advies: overleg met boekhouder voor btw-regels bij personenauto).
  4. Boek het zakelijke deel als bedrijfskosten; bewaar alle bonnen en uren/ritten als onderbouwing.

Technische en administratie-tips: apps, exports en audits

  • Kies een rittenregistratie-app die exporteert naar CSV/PDF en beveiligde back-ups biedt.
  • Zorg dat elke registratie een timestamp heeft; noteer ook de tellerstand of laat de app de tellerstand automatisch registreren (handmatige correcties loggen).
  • Test maandelijks: exporteer 1 maand en controleer 10 willekeurige ritten op volledigheid (adressen, km, doel). Zet deze test op je agenda als controlepunt.
  • Houd bewijslast 7 jaar beschikbaar; label bestanden per jaar en per voertuig voor snelle auditresponse.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden

  1. Onvoldoende details per rit → Verstrek vaste velden in je sjabloon en forceer invoer voordat een rit wordt afgesloten.
  2. Afwijkende kilometerstanden → Controleer afwijkingen >5% en vraag om verklaring/bonnen.
  3. Geen back-up → Automatiseer exports en bewaar minimaal 2 kopieën (cloud + lokaal).
  4. Vergoeding boven €0,21 zonder loonheffing → Houd je aan het maximumtarief of verwerk excedent als loon.

Checklist voor directe actie

Controleer vandaag of je rittenregistratie het volgende bevat: datum, begin- en eindadres, begin- en eindstand, ritdoel en kenteken. Als een veld ontbreekt: stel je logboek of app direct zo in dat invoer onmogelijk is zonder deze velden.