Zet je agenda om in een wapen: time blocking is geen trucje maar een systeem om focus en output structureel te verhogen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat de beste methode voor time blocking is, hoe je het implementeert in je calendar-tools en hoe je het meetbaar maakt voor jouw organisatie of solo-onderneming.

We focussen op direct uitvoerbare templates, testbare regels en concrete voorbeelden voor dagelijks, wekelijks en projectmatig gebruik. Geen theorie alleen: je krijgt binnen 30 minuten een werkend time-block-schema in Google Calendar of Outlook.

Stap 1 — Begin met een 7-daagse time audit

Doel: meten wat je nu doet zodat je base-line hebt. Werkwijze:

  1. Installeer een tijdregistratie-app (Toggl, Clockify of de ingebouwde “Focus” van je telefoon).
  2. Registreer 7 volledige dagen per activiteitstype: deep work, meetings, admin, e-mail, pauze, transit.
  3. Noteer minimaal 5 werkdagen inclusief één dag met volledige agenda en één dag met veel ad-hoc werk.
  4. Rapporteer: bereken gemiddelde uren per categorie en identificeer de grootste tijdbrekers (top 3).

Testbaar resultaat: je hebt een CSV met tijd per categorie en een lijst van top 3 tijdbrekers om te blokkeren.

Stap 2 — Bepaal je bloklengtes op basis van taaktype

Standaardaanpak die werkt:

  • Deep work / strategisch: 90 minuten blokken.
  • Korte cognitieve taken (review, schrijven kort): 50 minuten of 25 minuten Pomodoro.
  • Administratie & e-mail: 2 blokken van 30–45 minuten per dag, niet continu.
  • Meetings: bundel en hou maximaal 60% van vorige meetingtijd; wees streng met agenda.

Actie: kies één bloklengte per taaktype en test twee weken. Meet aantal voltooide doelen per blok.

Stap 3 — Bouw je weektemplate (voorbeeld voor 5 dagen)

Weektemplate (startpunt, pas aan op rol):

  1. Maandag: 09:00–11:00 Deep work, 11:15–12:00 Teamstandup, 13:00–15:00 Projectblok, 15:30–16:00 E-mail
  2. Dinsdag: 08:30–10:00 Deep work, 10:30–12:00 Klantcalls, 13:30–15:00 Admin
  3. Woensdag: 09:00–11:30 Innovatie/strategie, 13:00–16:30 Vergader- en bufferdag
  4. Donderdag: 09:00–11:00 Deep work, 11:30–12:30 Afstemming, 14:00–16:00 Operationeel werk
  5. Vrijdag: 08:30–10:00 Weekreview & planning, 10:30–12:00 Admin, 13:00–15:00 Buffer & follow-ups

Implementeer direct: maak deze blokken in Google Calendar als terugkerende events met de status “Bezet” en zet meldingen uit behalve tenminste 10 minuten voor start.

Stap 4 — Regels voor interrupties en e-mail

Maak harde regels en toets ze dagelijks:

  • Regel 1: Geen e-mail buiten je e-mailblokken. Zet pushmeldingen uit.
  • Regel 2: Als een interruptie <10 minuten kost, los het op; >10 minuten plannen voor een later blok.
  • Regel 3: Delegatie: binnen 24 uur terugkoppeling naar degene die je interruptie veroorzaakte (bevestig gevraagde datum/tijd).

Test: houd bij hoeveel keren je buiten je blok gebroken wordt en reduceer dit elke week met 20%.

Stap 5 — Tools en instellingen (Google Calendar & Outlook stappen)

Google Calendar (5 minuten implementatie):

  1. Maak kalender “Deep Work” en “Admin”.
  2. Creëer terugkerende events voor je weektemplate. Kies “Beschikbaar/Bezet”: Bezet.
  3. Zet “Notificaties” uit of op 10 min en stel “Do Not Disturb” op je telefoon automatisch tijdens deze blokken.

Outlook (3 stappen):

  1. Gebruik categorieën voor bloktypes en maak terugkerende items.
  2. Stel “Voorbereiden” en “Buffer” als aparte 15-minuten events vóór/na elk deep block.
  3. Gebruik Focus Assist (Windows) of “Niet Storen” (Mac) gekoppeld aan calendar events.

Stap 6 — Dagelijkse routine: begin-, tussen- en eindcheck

Slimme workflow die 10–15 minuten extra kost maar veel oplevert:

  1. Begincheck (5 min): review je top 3 taken voor je eerste deep block en verwijder één niet-kritische taak.
  2. Tussencheck (2–3 min): na elk blok: noteer 1 resultaat, 1 blokkade en zet 1 volgende stap in het volgende blok.
  3. Eindcheck (5 min): markeer voltooide items en verplaats onafgemaakte taken naar concrete volgende blokken in de weektemplate.

Stap 7 — Meet wat telt: KPI’s voor time blocking

Maak time blocking meetbaar met eenvoudige KPI’s:

  • Focusminuten per dag (goal: +25% eerste maand)
  • Aantal voltooide blok-taken/week (goal: +15% eerste maand)
  • Aantal interrupters per dag (goal: -20% per week)

Gebruik je tijdregistratie-app om deze KPI’s automatisch te rapporteren en evalueer wekelijks tijdens je Friday Review.

Stap 8 — Schalen in team: rollen, grenzen en afspraken

Wil je time blocking binnen je team? Volg deze implementatiestappen:

  1. Maak teamregels: vaste meetingdagen (max 2/dag), duidelijke response-tijden (bijv. 24 uur) en “no-meeting”-uren voor deep work.
  2. Roldefinitie: wie mag meetings inplannen? (bijv. teamlead alleen voor strategische overleg)
  3. Wekelijkse sync: 15 minuten alignment over benodigde blokken en knelpunten.

Test: voer een pilot van 2 weken met 2 teams en meet meetingtijd, focusminuten en tevredenheid.

Voorbeeld: 30-minuten implementatiesprint

In 30 minuten heb je een basis draaiend:

  1. 10 min: maak je weektemplate in Google Calendar (3–4 blokken per dag).
  2. 10 min: zet regels (e-mail off, notities tijdens blok).
  3. 10 min: start eerste deep block met Pomodoro(50/10) en registreer baseline.

Resultaat: eerste data voor je KPI’s en directe vermindering van fragmentatie.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te repareren

Concrete fixes:

  • Valkuil: te veel blokken. Fix: reduceer naar 3 kernblokken per dag en voeg later uit.
  • Valkuil: geen buffer. Fix: voeg 10–20% buffer tijd per dag toe en markeer als “Buffer”.
  • Valkuil: meetings smelten deep work weg. Fix: weigeringstandaard: vraag alternatieve tijden en stel meetingduur maximaal 45 minuten.

Laatste praktische check die je nu direct toepast

  • Voer de 7-daagse audit in (dag 1 van vandaag).
  • Migreer 3 kernblokken in je kalender als “Bezet”.
  • Zet e-mailmeldingen uit buiten 2 gekozen e-mailblokken.
  • Maak een wekelijkse KPI-tabel: Focusminuten, voltooide taken, interrupters. Vul deze aan het eind van week 1.