Wat kost het aannemen van een medewerker? | Zaveco.nl

Wat kost het aannemen van een medewerker?

Het aannemen van een medewerker is meer dan alleen het bruto salaris. Werkgeverskosten bestaan uit directe looncomponenten, werkgeverspremies, werving, onboarding, apparatuur en productiviteitsverlies. Zonder goede berekening overschrijd je snel je begroting.

In dit artikel – vanuit de praktijk van Zaveco.nl – krijg je een stap-voor-stap methode, concrete rekenvoorbeelden en testbare checks waarmee je binnen 30 minuten de totale kosten per maand en per jaar berekent. Direct toepasbaar en gericht op beslissingen: aannemen, uitbesteden of tijdelijk vullen.

Directe loonkosten: brutoloon, vakantiegeld en werkgeverspremies

Stap 1: noteer het afgesproken bruto maandsalaris (B). Stap 2: tel vakantiegeld (V = 8% van jaarsalaris) en werkgeverspremies (P). Werkgeverspremies bestaan uit sociale lasten (WW, ZW, WIA e.d.). Gebruik een realistische schatting als je geen exacte berekening hebt (typisch 18–28% van bruto). Stap 3: pensioenbijdrage werkgever (Pens, sectorafhankelijk).

Formule (maandbasis): Totale directe kosten per maand = B + (V/12) + (B * werkgeverspremies%) + (B * pensioen%).

Voorbeeld: B = €3.000 bruto/maand. Vakantiegeld jaarlijks = 3.000*12*0,08 = €2.880 → V/12 = €240. Werkgeverspremies stel je op 22% → 3.000*0,22 = €660. Pensioen 8% → 3.000*0,08 = €240. Directe kosten/mnd = 3.000 + 240 + 660 + 240 = €4.140.

Indirecte kosten: werving, selectie en onboarding

Stap 1: bepaal de wervingsmethode: eigen werving, jobboard of bureau. Agencies rekenen vaak 15–30% van het bruto jaarsalaris; adverteren kost tussen €200–€2.000 per vacature. Stap 2: bereken intern tijdsverlies: uren van HR en leidinggevende × uurloon.

Voorbeeld: jaarsalaris €36.000. Agency fee 20% = €7.200 eenmalig. Intern 40 uur aan selectie en interviews × €60/uur (inclusief overhead) = €2.400. Totale wervingskosten = €9.600 éénmalig.

Onboarding en productiviteitsverlies: meetbaar inschatten

Nieuwe medewerkers zijn niet direct volledig productief. Stap 1: bepaal de ramp-up periode (meestal 3–6 maanden). Stap 2: schat gemiddelde productiviteit als percentage van vol potentieel per maand (bv. 60%, 80%, 95%). Stap 3: bereken opbrengstverlies als (1 – productiviteit) × verwachte opbrengstbijdrage of kostprijs in salaris en supervisie.

Voorbeeld: verwachte maandbijdrage in omzet = €6.000. Ramp-up 3 maanden, productiviteit 60%, 80%, 95%. Verlies maand 1 = 0,40×6.000=€2.400, maand 2 = 0,20×6.000=€1.200, maand 3 = 0,05×6.000=€300. Totaal opbrengstverlies = €3.900.

Uitrusting en werkplek: eenmalig en maandelijks

Stap 1: lijst alle eenmalige kosten: laptop, telefoon, bureau, stoel, installatie. Stap 2: amortiseer eenmalige kosten over verwachte levensduur om maandelijkse kost toe te voegen. Stap 3: voeg maandelijkse licenties (software, telefoon, abonnementen) toe.

Voorbeeld: laptop €1.200 (afschrijving 36 maanden → €33,33/mnd), telefoon €600 (24 maanden → €25/mnd), softwarelicenties €40/mnd, ergonomische stoel €350 (60 maanden → €5,83/mnd). Totale apparatuurkosten ≈ €104/mnd.

Vaste overhead: kantoorruimte, verzekeringen en secundaire arbeidsvoorwaarden

Stap 1: bereken kantoorruimte per FTE (m² × huur/m²). Stap 2: deel vaste lasten (energie, internet, schoonmaak) proportioneel. Stap 3: voeg verzekeringen en secundaire voorwaarden toe (collectieve zorg, reiskosten, bonusbudget).

Voorbeeld: kantoorruimte 6 m² per FTE × €150/m²/jaar = €900/jaar → €75/mnd. Extra vaste lasten per medewerker geschat €50/mnd. Totale vaste overhead ≈ €125/mnd.

Alles bij elkaar: complete formule en volledig voorbeeld

Stap-voor-stap formule (maandbasis): 1) B = bruto salaris per maand. 2) V = vakantiegeld/12. 3) P1 = werkgeverspremies (B * %). 4) P2 = pensioen (B * %). 5) Wervingskosten per maand = totale wervingskosten / verwachte retentieduur in maanden. 6) Onboardingverlies per maand = totale geschatte productiviteitsverlies / ramp-up maanden. 7) Apparatuur/overhead = apparatuur_amortisatie + kantoor + licenties.

Volledig voorbeeld (op basis van eerder): Directe kosten = €4.140. Wervingskosten (eenmalig €9.600 / verwacht behoud 36 maanden) = €267/mnd. Onboardingverlies in maand 1–3 is incidenteel; gemiddeld over eerste 12 maanden: €3.900/12 ≈ €325/mnd. Apparatuur en overhead ≈ €229/mnd (€104 + €125). Totale gemiddelde kosten eerste jaar ≈ 4.140 + 267 + 325 + 229 = €4.961/mnd → €59.532/jaar.

Checklist: hoe je binnen 30 minuten een betrouwbare begroting maakt

  • Stap A: vul bruto maandsalaris in.
  • Stap B: noteer verwachte werkgeverspercentages (sociale lasten, pensioen).
  • Stap C: tel vakantiegeld (8% jaarsalaris).
  • Stap D: schat wervingskosten (agency/advertentie/tijd).
  • Stap E: bepaal ramp-up periode en productiviteitsverlies.
  • Stap F: bereken apparatuur en kantoor per maand (amortisatie).
  • Stap G: tel alle posten bij elkaar en bereken per maand en per jaar.

ROI en testbare KPI’s voor je aannamebeslissing

Stap 1: bepaal verwachte bruto-omzet of kostenbesparing per medewerker per maand. Stap 2: vergelijk met totale kosten per maand. KPI’s om te meten: time-to-productivity (maanden tot 90% productief), cost-to-hire (totaal werving/retentieperiode), breakeven-periode (kosten gedeeld door maandelijkse netto bijdrage). Test: stel een doel (bv. breakeven binnen 6 maanden) en meet maandelijks voortgang.

Kostenbesparende maatregelen zonder kwaliteit te verliezen

– Gebruik gestructureerde preselectie (screeningsvragen, korte opdrachten) om kostbare interviews te verminderen. – Overweeg freelancers of interim voor korte pieken. – Investeer 1 dag onboarding stap-voor-stap: een goede onboarding halveert vaak de ramp-up tijd. – Automatiseer administratieve taken (payroll, contractbeheer) om vaste uren te verlagen.

Praktische templates en tests die je nu kunt uitvoeren

Test 1 (10 minuten): open een spreadsheet en vul B, werkgeverspremies%, pensioen% en vakantiegeld; laat het template de Total Cost berekenen volgens de formule hierboven. Test 2 (1 week): houd uren bij voor alle betrokkenen in het wervingsproces en kwantificeer de interne kosten. Test 3 (3 maanden): meet time-to-productivity en vergelijk met je inschatting; pas je begroting aan.

Laatste praktische check: maak nu deze snelle berekening per nieuwe vacature—1) noteer bruto maandsalaris, 2) tel 30% bovenop voor werkgeverspremies+vakantiegeld+pensioen (als vuistregel), 3) voeg maandelijks 1/36 van je verwachte wervingskosten toe, 4) voeg €150–€300 voor apparatuur/overhead. Als de totale kosten hoger zijn dan de verwachte bijdrage of alternatieve kosten (freelancer), heroverweeg de aanname of pas het functieprofiel aan. Gebruik deze check direct bij je volgende hiringbeslissing.