Als kleine bv heb je wél wettelijke plichten, maar vaak praktische en vereenvoudigde mogelijkheden. Dit artikel geeft concrete regels en directe stappen zodat je administratie voldoet aan wet- en regelgeving, belastingcontroles doorstaat en je risico’s (zoals bestuurdersaansprakelijkheid) minimaliseert.
Zaveco is gespecialiseerd in alles rondom businessadministratie voor kleine vennootschappen. Hieronder lees je per onderwerp wat precies geldt, welke keuzes je moet maken en een stap-voor-stap werkplan dat je direct kunt toepassen en testen.
1. Wettelijke boekhoudplicht en welke stukken je moet bewaren
Wat je minimaal moet bewaren: alle primaire stukken die je resultaat en vermogenspositie onderbouwen: verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, kasstukken, contracten, loonadministratie, jaarrekeningen en onderliggende journaalposten. Standaard bewaartermijn: minimaal 7 jaar voor belastingdoeleinden (btw, inkomsten- en vennootschapsbelasting). In sommige gevallen (onroerend goed, subsidies) kan 10 jaar gelden: controleer contractvoorwaarden en belastingaanslagen.
Actie (testbaar): open je administratie en controleer of van elk boekjaar de volgende mappen compleet zijn: facturen (verkoop/inkoop), bankmutaties, loonstroken, contracten, grootboek. Vink af of elk document gescand/gelabeld is en bewaarbare metadata (datum, leverancier, factuurnummer) aanwezig is.
2. Jaarrekening: opstellen, goedkeuring en deponeringsregels
Elke bv moet jaarlijks een jaarrekening opstellen (balans, winst-en-verlies en toelichting). Kleine bv’s kunnen vaak gebruikmaken van verkorte toelichtingen, mits ze aan de criteria voor een “kleine rechtspersoon” voldoen. Die criteria controleer je via de KvK; zij bepalen of je een vereenvoudigde jaarrekening mag deponeren.
Stappen om te voldoen: 1) Stel binnen je administratie een conceptjaarrekening op direct na afsluiting boekjaar. 2) Laat de bestuursverklaring en, indien van toepassing, accountantsverklaring verzorgen. 3) Leg de jaarrekening ter vaststelling voor aan de aandeelhouders en deponeren bij de KvK volgens de wettelijke termijnen (kijk op KvK voor je specifieke deadline).
3. Belastingaangiften: btw, vennootschapsbelasting en loonheffingen
Btw-aangifte: afhankelijk van je status doe je maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks aangifte. Gebruik je boekhoudsoftware: koppel btw-codes aan standaard transacties zodat de rapportage per aangifteperiode klopt. Vennootschapsbelasting (Vpb): jaaraangifte op basis van je jaarrekening. Loonheffingen: als je personeel hebt of salaris aan de directeur-grootaandeelhouder (DGA) uitkeert, moet je je als werkgever registreren bij de Belastingdienst en periodiek loonheffingen afdragen.
Concrete stappen: 1) Controleer met je boekhoudpakket welke aangiftefrequentie ingesteld is. 2) Maak een checklist per aangifte: openstaande facturen, te verleggen btw, importheffingen, fiscale aanpassingen (afschrijvingen, voorzieningen). 3) Draai proef-aangiften in je administratie en vergelijk met de laatste ingediende aangifte.
4. Kasstelsel en grootboekprincipes: kasstelsel vs. factuurstelsel
Voor de btw kun je onder voorwaarden het kasstelsel gebruiken (btw afdragen bij betaling). Voor winstbepaling en Vpb geldt doorgaans het stelsel van toerekening (op basis van economische gebeurtenissen). Kies één consistente methodiek en documenteer de keuze met datum en reden in je administratie.
Teststappen: 1) Zoek vijf recente verkoopfacturen: controleer of je btw boekhoudt op factuur- of betaalmoment (en of dat overeenkomt met je gekozen stelsel). 2) Pas één voorbeeldtransactie aan en herbereken de btw-aangifte; leg de aanpassing vast.
5. DGA en gebruikelijk salaris
Een directeur-grootaandeelhouder moet een “gebruikelijk loon” ontvangen; de Belastingdienst hanteert regels om te voorkomen dat DGA’s zichzelf te laag salaris toekennen. Neem een redelijke marktsalarisvergelijking op in de dossierstukken en documenteer hoe je tot het salarisbedrag komt.
Stap-voor-stap: 1) Bereken het gebruikelijk loon: vergelijkbare functie in de markt; 2) Documenteer je bronnen (vacaturesites, branchecijfers); 3) Verwerk het salaris in de loonadministratie en controleer periodiek of de brutobedragen matchen met de aangifte loonheffingen.
6. Dividenduitkeringen en de uitkeringstoets
Voordat je dividend uitkeert, moet de directie de uitkeringstoets uitvoeren: mag de bv het dividend betalen zonder daarmee haar opeisbare schulden onbetaalbaar te maken? Dit is een formele afweging; zorg dat in de aandeelhoudersvergadering een besluit staat en dat de toetsdossiers zijn opgeslagen.
Praktische toets (direct toepasbaar): 1) Maak een actuele balans en liquiditeitsprognose 12 maanden vooruit. 2) Bereken of na uitkering alle opeisbare schulden en verwachte lasten voldaan kunnen worden. 3) Archiveer de berekeningen en het aandeelhoudersbesluit als bewijs.
7. Afschrijvingen, voorzieningen en correcte waardering
Vaste activa moet je volgens een consistente methode afschrijven (lineair of degressief waar toegestaan). Voorzieningen (claims, garantie, pensioen) moeten realistisch worden gewaardeerd en onderbouwd met calculaties of offertes.
Actie: stel voor elk activum een korte afschrijvingsfiche op met aanschafdatum, aanschafwaarde, restwaarde, toegepaste methode en boekingstabel per jaar. Test door drie willekeurige activa te herrekenen en te controleren of de boekingen overeenkomen met de fiche.
8. Interne controles en maandclosing
Een praktische maandafsluiting voorkomt fouten en maakt jaarafsluiting eenvoudiger. Minimaal: bankrekeningafstemming, openstaande posten (debiteuren/crediteuren) controleren, voorraadcontrole, btw-compilatie en grootboeksaldi checken.
Maandchecklist (borgingstest): 1) Bankfeed status controleren en alle mutaties binnen 48 uur matchen. 2) Debiteuren ouder dan 60 dagen analyseren en actie ondernemen. 3) Draai proef-btw-aangifte en vergelijk met grootboek. 4) Voer een balansvergelijking met vorige maand uit en verklaar afwijkingen >5%.
9. Audit, accountantsverklaring en wanneer een controle verplicht is
Niet elke kleine bv is verplicht tot een wettelijke accountantscontrole. Er zijn maatstaven en drempels (omzet, balanstotaal, gemiddeld aantal werknemers) die bepalen of een controle nodig is. Als je drempels overschrijdt, plan tijdig een accountant en begin 3-6 maanden eerder met voorbereiden.
Checklist voorbereiding audit: 1) Maak een map met alle contracten, bankafschriften en saldibalansen. 2) Bereid toelichtingen voor op afwijkende posten. 3) Voer vooraf een interne controle door op dezelfde punten die de accountant zal vragen.
10. Praktisch: inrichting van je administratie en softwarekeuze
Kies software die bankfeeds, btw-aangifte en salarisintegratie ondersteunt. Stel een eenvoudig grootboekschema op met vaste rekeningen voor btw, lonen, belastingen en voorraden. Automatiseer zoveel mogelijk (bankkoppelingen, factuurherkenning, periodieke journaalposten) om fouten te beperken.
Implementatiestappen: 1) Selecteer software en implementeer chart of accounts (gebruik branche- of accountant-templates). 2) Koppel bank en test minimaal 10 mutaties. 3) Stel automatische regels in voor terugkerende facturen en controleer na één maand of regels correct werken.
11. Veelvoorkomende fouten en directe oplossingen
Fouten: onjuiste btw-codering, geen onderscheid prive/DGA, uitgaven zonder bewijs, late deponering jaarrekening, ontbreken van loonverplichtingen. Oplossingen: 1) Corrigeer btw-codes retroactief en dien suppleties in; 2) Splits privétransacties en voer correctieboekingen; 3) Automatiseer factuurverwerking; 4) Plan deponering in kalender en stel herinnering 30 dagen voor deadline.
Testfix: pak één foutcategorie (bv. onjuiste btw-codering), corrigeer de 5 meest recente fouten en rekent na of de aangifte(s) veranderen. Documenteer je wijziging en bewaar bewijs van correctie.
Direct toepasbare checklist — voer deze nu uit
Open je administratie en kruis af: 1) Zijn alle boekingen van de afgelopen 12 maanden gekoppeld aan bankmutaties? 2) Is er een DGA-salarisdocumentatie? 3) Staan alle btw-codes correct en kloppen de laatste aangifte(s)? 4) Is de jaarrekening klaar of in voorbereiding en is er een deponeringsplanner? 5) Zijn kasstukken en contracten volledig gescand en gelabeld? Als je één of meer antwoorden met nee beantwoordt: maak vandaag een actieplan per item met eigenaar en deadline (niet later dan 30 dagen).