Facturatie is niet alleen een administratieve handeling; het is een proces dat je cashflow en professionaliteit direct beïnvloedt. Gebruiksvriendelijke facturatie tools besparen tijd, verminderen fouten en zorgen dat je sneller betaald krijgt. Bij Zaveco adviseren we altijd systemen die praktisch, meetbaar en schaalbaar zijn — niet alleen mooi om te zien.
In dit artikel vergelijk je snel welke facturatie tools het meest gebruiksvriendelijk zijn, hoe je dat zelf objectief test en welke keuze past bij jouw situatie (ZZP, MKB of accountant). Volg de stappen, doe de tests en kies op basis van meetbare resultaten, niet op gevoel.
Welke tools scoren consistent hoog op gebruiksvriendelijkheid?
Kort overzicht met doelgroep en waarom ze gebruiksvriendelijk zijn: Moneybird (ZZP en kleine MKB) – intuïtieve interface, slimme sjablonen, automatische BTW-saldi. e-Boekhouden.nl (ZZP/MKB) – duidelijke workflows, bankkoppeling en veel online help. Exact Online / Twinfield (MKB & accountants) – krachtig, goede integraties, hogere leercurve. Jortt (ZZP/MKB) – moderne UX gericht op snel factureren. Rompslomp (ZZP) – extreem eenvoudig, lage prijs. QuickBooks / Xero (internationaal groeiende teams) – goede mobiele apps en automatische bankfeeds.
Sneltest: meet gebruiksvriendelijkheid in 5 concrete stappen
Testmethode die wij bij Zaveco gebruiken — herhaal per tool en vergelijk resultaten: 1) Voorbereiding: maak een testaccount aan (anoniem) en noteer starttijd. 2) Creëer klant en product: tijd meten vanaf start tot klant + product in systeem staat. Doel: < 3 minuten. 3) Maak en verstuur eerste factuur: noteer aantal klikken en tijd. Streef: < 8 klikken en < 3 minuten. 4) Simuleer betaling: voer bankkoppeling of handmatige betaling en markeer factuur betaald. Controleer of boeking automatisch gebeurt. 5) Herinnering en rapport: maak een herinnering, genereer debiteurenrapport. Beoordeel: hoe helder zijn statussen en filters?
Belangrijke functies en hoe je ze concreet test
Feature en teststappen die direct resultaat opleveren: automatische BTW-afhandeling — maak facturen met verschillende tarieven, exporteer BTW-aangiftebestand. Verwacht correcte subtotalen en export. Recurring invoices — stel een terugkerende factuur in en controleer of deze automatisch klaarstaat of verzonden wordt. Betaalkoppelingen (Mollie, Adyen) — stuur factuur met iDEAL-link, voltooi testbetaling en bekijk reconciliatie in boekhouding. Bulkacties — selecteer 20 facturen en verstuur of download PDF in één handeling; noteer tijdsbesparing. Mobiele app — maak en verstuur factuur vanaf smartphone, meet gebruiksgemak en responsiviteit.
Koppelingen en automatisering: wat je direct moet controleren
Cruciale integraties en teststappen: bankkoppeling: activeer bankfeed, match 5 transacties met facturen binnen 30 minuten. Boekhoudkoppeling: koppel je accountantsoftware en exporteer een boekingsbestand; controleer juiste dagboeken/ grootboekrekeningen. CRM/voorraad: maak klant in CRM en zorg dat klantgegevens automatisch naar facturatie stromen. API: vraag naar documentatie en test één endpoint (bijv. POST /invoices) of laat ontwikkelaar een sample call doen. Verwacht eenvoudige OAuth en duidelijke foutcodes.
UX-checklist: items die direct merkbaar verschil maken
Gebruik deze checklist als scorecard (1–5 per item): Onboarding: kan een beginner binnen 10 minuten een factuur aanmaken? Formulieren: duidelijke labels en inline validatie. Sjablonen: eenvoudig aanpassen (logo, betaalinfo, voorwaarden). Autosave en concepten: wordt je werk automatisch opgeslagen? Navigatie: relevante acties binnen 2 clicks. Foutmeldingen: leesbaar en oplossingsgericht. Snelheid: pagina’s in < 2s. Mobile-first: knoppen en invoervelden geschikt voor touch.
Prijs, support en compliance — wat je test en hoe
Praktische teststappen: vergelijk totale kosten (abonnement + transactiekosten + addons). Bel support met een technisch of factuur-gerelateerd vraagstuk en meet responstijd en kwaliteit (sla geen standaardvragen over). Controleer compliance: UBL/UBL2.1-ondersteuning, PEPPOL indien nodig, en archivering conform fiscale bewaarplicht (10 jaar in NL). Vraag ook naar SLA’s voor downtime en back-ups.
Aanbeveling per type bedrijf: concrete keuze en motivatie
ZZP zonder boekhouder: kies Moneybird of Jortt — snel factureren, eenvoudige BTW-overzichten. ZZP met gering volume en prijsbewust: Rompslomp. Klein MKB dat groeit: e-Boekhouden.nl of SnelStart — goede balans tussen prijs en functies. MKB met accountant en complexe processen: Exact Online of Twinfield — krachtig en schaalbaar. Internationaal opererend of met multi-currency: QuickBooks of Xero. Wil je alleen facturatie en betaallinks: een eenvoudige oplossing met Mollie-integratie volstaat.
Implementatiestappen: van proef naar live in 8 concrete stappen
Stappenplan dat wij bij Zaveco volgen en afleveren aan klanten: 1) Proefperiode: activeer proefaccount (14–30 dagen). 2) Basisconfiguratie: bedrijf, BTW, betaalmethode instellen. 3) Import klant- en productdata via CSV. 4) Testfactuur: maak, verstuur en betaal een testfactuur. 5) Bankkoppeling activeren en reconcile. 6) Sjablonen en emailteksten finaliseren. 7) Workflow automatiseren (herinneringen, recurring). 8) Overdracht & training: 1 uur training voor medewerkers + checklist. Bij elk punt meet je tijd en foutpercentage; stop als een stap >2x verwachte tijd kost en her-evalueer toolkeuze.
Praktische check om nu te doen: kies twee tools uit de lijst (bijvoorbeeld Moneybird en e-Boekhouden.nl), voer de 5-stappen sneltest uit, noteer tijd en aantal klikken, en vergelijk op: tijd tot versturen, automatische reconciliatie en supportervaring. Behoud de tool met de beste meetbare score en plan een 30-dagen live-proof om echte workflow-impact te verifiëren — dat is onze standaard bij Zaveco.