Zaveco is dé expert in alles rondom business. In dit artikel lees je precies welke kosten je direct zakelijk kunt aftrekken, hoe je ze praktisch boekt en welke bewijsstukken je nodig hebt. Geen theorie maar concrete stappen en testbare oplossingen.

Onderstaand vind je heldere categorieën van aftrekbare kosten, stap-voor-stap instructies per situatie en voorbeelden met berekeningen. Volg de checklists om vandaag nog te controleren of je kosten correct aftrekt.

Stap 1: basisregel – is de kostenpost zakelijk of privé?

Actie: stel bij elke uitgave de vraag: “Is dit volledig gemaakt voor mijn onderneming?” Als het antwoord ja is: volledig aftrekbaar. Als deels zakelijk: maak een redelijke verdeelsleutel en documenteer die. Voorbeeld: telefoonrekening €100, zakelijk gebruik 70% → boeken als €70 zakelijke kosten en 30% privé.

Stap 2: factuur en bewijsstukken verzamelen (onmisbaar)

Actie: eis altijd een duidelijke factuur op bedrijfsnaam met KvK-nummer en BTW-nummer (indien van toepassing). Sla facturen digitaal op in je boekhoudpakket en vul direct de volgende velden: datum, leverancier, bedrag exclusief BTW, BTW-bedrag, omschrijving, betaalmethode. Test: kies 3 recente kosten en controleer of alle velden aanwezig zijn; missende info direct bij leverancier opvragen.

Stap 3: BTW terugvorderen of niet? (controleer KOR)

Actie: Als je BTW-plichtig bent kun je de BTW op zakelijke aankopen terugvorderen bij je BTW-aangifte. Controleer of je onder de Kleineondernemersregeling (KOR) valt — bij deelname kun je géén BTW terugvorderen. Test: log in bij je boekhoudpakket en open de BTW-aangifte; controleer of de BTW op 3 recente inkoopfacturen is verwerkt en teruggevraagd.

Concrete aftrekbare kosten met praktische boekingstips

Kantoorbenodigdheden: pennen, papier, printkosten en kleine kantoorapparatuur. Boekwijze: kostenpost “Kantoor” direct boeken. Bewijs: bon of factuur op bedrijfsnaam.

Software en abonnementen (SaaS): abonnementskosten zijn direct aftrekbaar omdat het lopende kosten zijn. Actie: zet herinnering voor jaarlijkse verlenging en splitst indien een abonnement deels privé is. Boek in je boekhouding als ‘Software/Abonnement’.

Computer, laptop en telefoon: bepaal zakelijke gebruikspercentage. Als de verwachte gebruiksduur >1 jaar kun je kiezen voor afschrijving; is gebruiksduur kort of waarde laag, direct als kosten posten (controleer drempels bij Belastingdienst). Voorbeeld: laptop €1.200, zakelijk gebruik 80% → zakelijk deel €960. Als je afschrijft over 3 jaar: jaarlijkse aftrek €320.

Werkruimte thuis: als je een duidelijk zakelijk kantoor in huis hebt, kun je een deel van huur, energie en internet aftrekken. Actie: bereken het percentage van de woonruimte dat zakelijk gebruikt wordt en boek dat deel. Documenteer meters en plattegrond als bewijs.

Reiskosten: openbaar vervoer, taxi en zakelijke kilometers met privéauto. Actie: kies of je kosten declareert op basis van werkelijke kosten of volgens de onbelaste kilometervergoeding; houd rittenadministratie of bewaar vervoersbewijzen. Test: maak deze maand een rittenlijst en boek de kosten in je administratie.

Zakelijke maaltijden en relatiegeschenken: altijd motiveren wie en waarom. Bewaar gastenlijst en agenda-item als bewijs. Controleer specifieke regels voor representatiekosten en eventuele beperkingen bij aftrekbaarheid.

Salarissen en uitzendkrachten: lonen en werkgeverslasten zijn zakelijke kosten. Actie: gebruik payroll of boek consequent met loonadministratie en bewaak documenten zoals arbeidsovereenkomsten en loonstroken.

Stap 4: omgaan met gemengd gebruik (privé vs zakelijk)

Actie: maak een realistische en controleerbare verdeling. Voor diensten als telefoon en internet: bereken gebruikspercentage en pas dat consequent toe. Voor auto’s: houd een sluitende rittenadministratie (datum, vertrek en aankomst, kilometers, doel) om zakelijke kilometerkosten af te trekken. Test: neem 1 maand en bereken de verdeling; voer die in als beleid voor het hele jaar.

Stap 5: investeringen en afschrijvingen

Actie: bepaal voor dure aankopen of het een investering is (meerdere jaren nut). Maak een afschrijvingsschema: aanschafwaarde minus restwaarde gedeeld door economische levensduur. Boek jaarlijks de afschrijving in je resultatenrekening. Test: boek een voorbeeldafschrijving voor een apparaat van €6.000 over 5 jaar en controleer resultaat en balansmutatie.

Stap 6: veelvoorkomende fouten en directe oplossingen

Fout 1: ontbreken van facturen. Oplossing: vraag duplicaten op en beperk contante betalingen. Fout 2: geen rittenadministratie. Oplossing: start direct een digitale rittenlijst; er zijn apps die auditproof exporteren. Fout 3: gemengde kosten zonder verdeling. Oplossing: bepaal percentage en pas dit terugwerkend toe in je administratie.

Praktische checklist voor je volgende boekhoudcontrole

1) Controleer 10 recente uitgaven: staat je bedrijfsnaam en KvK op de factuur? 2) Is de BTW correct geboekt? 3) Zijn gemengde kosten verdeeld met motivering? 4) Heb je voor investeringen een afschrijvingsschema? 5) Staan salarissen en contracten up-to-date? Los afwijkingen meteen op en noteer correctiedatum in je administratie.

Automatiseer en toets wekelijks

Actie: koppel bank en facturen aan je boekhoudpakket en stel 2 wekelijkse controles in: a) onbetaalde facturen, b) nieuwe inkoopfacturen zonder bewijs. Testbaar resultaat: binnen één maand moet je 90% van transacties automatisch matchen en akkoord zijn voor aangifte.

Praktische tip: kies vandaag één kostensoort (bijv. telefoonkosten) en loop 3 recente facturen door met de stappen hierboven: verificatie factuur, business percentage bepalen, boeking controleren en opname in BTW-aangifte; noteer één verbeteractie die je dezelfde dag nog uitvoert.