Als ondernemer betaal je kosten om te kunnen verdienen — veel daarvan verlaag je direct je belastbare winst. Dit artikel geeft heldere, testbare regels en concrete acties zodat je meteen kunt bepalen welke uitgaven aftrekbaar zijn en hoe je ze verantwoordt in je administratie.
We behandelen criteria, veelvoorkomende kostensoorten (inclusief auto, thuiswerk, investeringen en personeelskosten), relevante aftrekregelingen en precieze boekhoudstappen. Volg de stappen, pas de voorbeelden toe op je eigen cijfers en controleer met de Belastingdienst of je accountant.
1. Basisregel: wanneer is een kostenpost aftrekbaar?
Actie: toets elke uitgave aan drie criteria voordat je hem als zakelijke kosten boekt: 1) Zakelijk karakter: is de uitgave noodzakelijk voor het behalen van inkomen? 2) Redelijkheid en bedrag: is het bedrag marktconform en niet excessief? 3) Bewijsvoering: is er een factuur of betalingsbewijs met datum, leverancier en specificatie? Als alle drie ‘ja’ is, is de kans groot dat de post aftrekbaar is.
Testbaar voorbeeld: je betaalt €600 aan een workshop om klanten te werven. Stap 1: workshop levert kennis voor klantenwerving (zakelijk). Stap 2: vergelijk kosten met vergelijkbare workshops (marktconform). Stap 3: factuur + bankafschrift aanwezig. Boek als aftrekpost.
2. Stap-voor-stap: bepaal of en hoeveel je mag aftrekken
1) Verzamel bewijs: factuur, contract, bankafschrift. 2) Bepaal zakelijk aandeel: 100% zakelijke kosten, gedeelde kosten splitsen op basis van redelijke maatstaf. 3) Bereken BTW-aftrek (indien van toepassing) en boek netto kosten in winst- en verliesrekening. 4) Pas specifieke regels toe (bijtelling auto, investeringsaftrek, etc.). 5) Bewaar alles minimaal 7 jaar (Belastingdienst-eis). Gebruik deze checklist elke boeking.
3. Kantoor en werkruimte: zelfstandig kantoor vs. thuiswerk
Voor kantoorruimte huur of koop: huur, onderhoud, energie, schoonmaak en afschrijving zijn aftrekbaar. Voor thuiswerk: alleen het zakelijke deel is aftrekbaar. Bereken zo: zakelijke vierkante meters / totale woonoppervlakte = aftrekbaar percentage. Voor een aparte beroepsruimte geldt makkelijker volledige aftrek; een bureautje in de woonkamer moet je naar rato berekenen en goed onderbouwen.
Voorbeeldberekening thuiswerk: woonoppervlakte 100 m2, zakelijke ruimte 12 m2 → aftrek = 12%. Energiekosten €1.200 per jaar → aftrekbare kosten €144. Boek: facturen + onderbouwing oppervlaktetoedeling.
4. Auto en reiskosten: wanneer kun je kosten aftrekken?
Scenario A – auto op de zaak: alle autokosten (afschrijving, lease, onderhoud, brandstof) zijn zakelijke kosten, maar privégebruik leidt tot bijtelling op je loon of belastbare winst. Houd rittenadministratie bij om bijtelling te onderbouwen of privé- en zakelijk gebruik te scheiden.
Scenario B – privé auto met kilometervergoeding: je kunt zakelijk gereden kilometers vergoeden of aftrekken. Handig en testbaar: houd een rittenstaat (datum, km begin/eind, doel, zakelijke km). Betaal of declareer een km-vergoeding (gebruikelijke onbelaste vergoeding bijvoorbeeld €0,21/km — controleer actuele norm). Voorbeeld: 1.000 zakelijke km × €0,21 = €210 onbelaste vergoeding; btw en brandstof blijven private kosten tenzij je andere afspraken hebt.
5. Personeelskosten en freelancers
Alles wat je betaalt voor salarissen, werkgeverslasten, pensioenpremies en vergoedingen voor personeel is aftrekbaar. Actiepunten: 1) Maak arbeidsovereenkomsten en loonadministratie; 2) Betaal via de loonlijst en boek werkgeverslasten; 3) Bewaar urenstaten en facturen van freelancers. Voor ZZP’ers: factureer en bewaar journaalposten; geen eigen loon, wel premies en verzekeringen aftrekbaar.
6. Investeringen en afschrijvingen: hoe pak je dat praktisch aan?
Grotere aanschaffingen (meubilair, machines, computers vanaf investeringsdrempel) boek je als activum en schrijf je af over economische levensduur. Stappen: 1) Bepaal aanschafwaarde inclusief btw (of excl. als je btw aftrekt) 2) Kies afschrijvingsmethode en termijn (bijv. lineair 3 of 5 jaar) 3) Maak afschrijvingsposten in je boekhouding. Gebruik investeringsaftrekregelingen (KIA, EIA) waar relevant; toets de drempelbedragen en voorwaarden.
Voorbeeld: laptop €1.500 (zakelijk), afschrijving 3 jaar → jaarlijkse afschrijving €500. Boek jaar 1: afschrijving €500 vermindert winst.
7. Specifieke aftrekposten en regelingen (ondernemersaftrek, startersaftrek, KIA)
Er bestaan fiscale regelingen die je winst verder verlagen: ondernemersaftrek, zelfstandigenaftrek, startersaftrek en investeringsaftrek (KIA/EIA). Actie: controleer of je voldoet aan urencriterium (meestal 1.225 uur/jaar) en andere voorwaarden. Als je voldoet, verwerk de aftrek in je winstberekening en noteer bewijs van uren en werkzaamheden.
8. BTW en voorbelasting: slim administreren
Actie: splits facturen op netto kostprijs en btw. Als je btw-plichtig bent, trek de btw op zakelijke aankopen af als voorbelasting in je BTW-aangifte, tenzij de uitgave niet voor belaste prestaties is gebruikt. Zorg dat je facturen voldoen aan factuureisen (naam, adres, BTW-nummer, omschrijving, datum, bedrag).
9. Verzekeringen, abonnementen en bankkosten
Veelvoorkomende aftrekbare lasten: beroepsaansprakelijkheid, bedrijfsverzekeringen, handelsabonnementen, zakelijke bankkosten en betaalservices. Actie: bundel jaarlijks abonnementen en beoordeel zakelijkheid; spoor privé- versus zakelijke abonnementen en boek naar rato.
10. Administratie en bewijsvoering: hoe maak je het audit-proof?
Standaardprocedure per uitgave: 1) ontvang factuur of contract; 2) betaal met zakelijke rekening of declareer privé+factuur; 3) scan en bewaar digitaal met OCR-tag of boekhoudreferentie; 4) boek in juiste grootboekrekening en koppel aan project/klant indien relevant; 5) archiveer minimaal 7 jaar. Test: bij interne check kies 10 boekingen en voer de vijf controlepunten uit: factuur, bankafschrift, contract, boeking, toerekening.
11. Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
1) Onvoldoende splitsen privé/zakelijk — los dit op met duidelijke vergoedingen en rittenregistratie. 2) Geen urenregistratie voor urencriterium — houd realistische, gedetailleerde urenstaten bij. 3) Verkeerd toepassen van investeringsaftrek — raadpleeg actuele drempels. 4) Ontbrekende factuurgegevens — stel leveranciers op eisenlijst en weiger onvolledige facturen.
12. Praktische checklist voor elke belastingaangifte
Voorbereiden: 1) Export omzet- en inkooprapporten; 2) Controleer grootboekrekeningen op juiste classificatie; 3) Maak aparte lijst met investeringen en afschrijvingen; 4) Controleer urenadministratie voor aftrekregelingen; 5) Maak backup van alle facturen en bankmutaties. Voer steekproef uit: kies 20 posten en match factuur-bank-boekstuk.
13. Wat te doen bij twijfel of controle door de Belastingdienst?
Acties binnen 24 uur: 1) Verzamel gevraagde documenten en stuur ze digitaal met tracking; 2) Noteer toelichting per post (zakelijk doel, berekening); 3) Schakel je boekhouder of fiscaal adviseur in en documenteer communicatie; 4) Voer corrigerende boekingen uit bij foutjes en leg wijzigingen vast met toelichting.
Laatste praktische tip/check die je direct kunt toepassen: neem 30 minuten en doorloop deze test met je laatste 50 kostenposten — voor elke post noteer: factuur aanwezig (ja/nee), zakelijk aandeel (%), BTW correct verwerkt (ja/nee), bewijs in digitale map (ja/nee). Markeer en corrigeer de items die niet voldoen en vraag zonodig je accountant om een korte review; dit verlaagt directe auditrisico en maximaliseert je aftrekposten.