Oproepkrachten blijven populair voor flexibiliteit, maar werkgevers lopen risico’s als je regels negeert. Dit artikel van zaveco.nl geeft compacte, directe en testbare stappen zodat jouw organisatie in 2025 juridisch en praktisch goed geregeld is.
Geen wollige theorie: per onderwerp concrete acties, voorbeeldteksten en een audit-checklist om direct mee aan de slag te gaan. Volg de stappen, controleer je documenten en minimaliseer financiële en juridische verrassingen.
Stap 1 — Bepaal het type oproepkracht en waarom dat telt
Actie: open het arbeidscontract en beantwoord deze drie vragen binnen 10 minuten: 1) Staat er ‘nulurencontract’ expliciet in de tekst? 2) Staat er ‘min-max’ of ‘minimaal X uur per week’? 3) Is het een schriftelijk oproepcontract of slechts een mondelinge afspraak? Resultaat: klassificeer de werknemer als nuluren, min-max of standaard tijdelijk contract.
Praktijkvoorbeeld: als het contract niets zegt over minimumuren, behandel de medewerker als nulurenkracht — je betaalt alleen gewerkte uren maar je moet wel uren registreren, loon berekenen en sociale premies betalen.
Stap 2 — Schrijf een waterdicht oproepcontract (checklist + voorbeelden)
Actie: update standaardcontracten met deze verplichte en aanbevolen elementen. Verplicht: functienaam, loon (uurloon en mogelijke toeslagen), salarisbetalingsinterval, arbeidsduurregeling (nuluren/min-max), proeftijd (indien van toepassing), opzegvoorwaarden en toepasselijke cao. Aanbevolen: oproeptermijn, compensatieregeling bij afzegging door werkgever en administratieve procedure voor bevestiging van oproepen.
Voorbeeldtekst die je direct kunt kopiëren en aanpassen: “Type contract: oproepcontract (nuluren/min-max). Je wordt opgeroepen per telefoon/e-mail/APP. Oproepen worden geacht te zijn ontvangen na bevestiging van ontvangst. Gewerkte uren worden uitbetaald op basis van daadwerkelijk gepresteerde uren.” (Pas ‘oproeptermijn’ aan op basis van cao.)
Stap 3 — Oproeptermijnen en praktische regels voor roosteren
Actie: bepaal en documenteer de minimale oproeptermijn in je bedrijfsreglement of contract; neem dit later ook op in de arbeidsovereenkomst. Werkstappen: 1) Controleer eerst of er een cao-afspraak is die oproeptermijnen voorschrijft. 2) Als er geen cao is: kies een bedrijfseigen standaard (bijv. 4 dagen) en leg vast waarom die veilig is. 3) Maak een standaardprocedure voor afzeggingen en vergoedingen bij afzegging binnen de gekozen termijn.
Test: roep een collega proefgewijs op volgens de nieuwe termijn en registreer tijdstip oproep, bevestiging door werknemer en gewerkte uren. Controleer of payroll de uren correct uitbetaalt.
Stap 4 — Urenregistratie, loonbetaling en ziekte
Actie: voer een sluitende urenregistratie in (digitaal, timestamped). Stappen: 1) Kies een systeem (roosterapp of HR-software) dat meldingen en bevestigingen bewaart. 2) Evalueer payroll: betaal gewerkte uren plus vakantiegeld pro rata en eventuele ploegentoeslagen. 3) Registreer ziekte: oproepkrachten hebben bij ziekte dezelfde loondoorbetalingsplicht als andere werknemers (omgeving: 70% loondoorbetaling tijdens ziekte voor maximaal 2 jaar, check CAO voor aanvullingen).
Controleer: voer een 30-dagen audit uit op 10 willekeurige oproepkrachten: contracttype, laatst gewerkte uren, loonstrook en ziektemelding. Als één dossier niet klopt: corrigeer en documenteer de oplossing.
Stap 5 — Ketenregeling, aanzegplicht en risico op vast dienstverband
Actie: monitor aaneengesloten tijdelijke contracten en houd administratie van contractdata. Stappen: 1) Maak een excel of HR-dashboard met start- en einddatum per contract en bereken automatisch of de ketenregel dreigt (controleer je eigen CAO en de geldende wetgeving). 2) Aanzegtermijn: informeer werknemers tijdig over vervolg of einde van contracten (in veel gevallen geldt een wettelijke aanzegtermijn voor tijdelijke contracten langer dan 6 maanden).
Praktijkcontrole: stel een herinnering in HR-software 2 maanden voordat een tijdelijk contract afloopt: controleer of je gaat verlengen, omzetten naar vast of beëindigen; registreer de beslissing schriftelijk en sla bewijs op.
Stap 6 — Sector-cao’s, lokale regels en controleren van afwijkingen
Actie: per werknemer check je binnen 24 uur of er een cao van toepassing is en noteer afwijkende afspraken. Stappen: 1) Zoek de relevante cao (bijv. horeca, retail, zorg) en kopieer de relevante regels over oproepkrachten. 2) Pas je standaardcontract en roosterregels aan als de cao strenger is. 3) Archiveer de cao-bepaling als bewijs bij het personeelsdossier.
Voorbeeld: in sommige cao’s gelden langere oproeptermijnen of een afzegvergoeding; sectorafwijkingen gaan altijd voor je bedrijfsregeling.
Stap 7 — Praktische audit: 10 direct testbare checkpunten
- Is er een schriftelijk contract voor elke oproepkracht?
- Vermeldt het contract uurloon en of het nuluren of min-max betreft?
- Is er een vastgelegde oproeptermijn (en is deze in lijn met de cao)?
- Worden uren digitaal geregistreerd met bewijs van aan- en afwezigheid?
- Is vakantie- en vakantiegeldberekening correct pro rata geïmplementeerd?
- Wordt loon bij ziekte correct (70% of cao-afwijking) uitbetaald en geregistreerd?
- Staat er een proces voor tijdige aanzegging bij einde tijdelijk contract?
- Monitor je ketenregeling (aantal contracten / duur) en is er een herinnering bij grensoverschrijding?
- Zijn payroll, HR en planner gesynchroniseerd (geen losse Excel-bestanden zonder versiebeheer)?
- Is er een procedure bij arbeidsrechtelijke vragen of klacht (verwijzing naar HR-contactpersoon)?
Stap 8 — Concrete foutopsporings- en herstelstappen
Actie: als je een fout vindt voer je deze 5-stappen herstelplan uit: 1) Maak een dossier met aantoonbare fout (kopieën contract, loonstroken). 2) Informeer de werknemer schriftelijk en transparant over correctie en betaling. 3) Corrigeer payroll en betaal achterstallige bedragen binnen volgende loonrun. 4) Documenteer de correctie en leerpunt. 5) Pas contract/beleid aan zodat de fout niet terugkeert.
Testcase: medewerker was onterecht niet doorbetaald voor weekenduren. Bereken achterstallig bedrag inclusief vakantiegeld, voer correctie door en stuur betalingsbevestiging met duidelijke uitleg.
Stap 9 — Technologie en automatisering: wat direct te implementeren
Actie: kies 3 onderdelen om meteen te automatiseren: 1) Digitale contractondertekening met opslag; 2) Automatische oproep/acceptatie-logging; 3) HR-waarschuwingen voor keten- en aanzegtermijnen. Implementatiestappen: vraag 3 offertes, kies leverancier op integratie met payroll en test 1 team gedurende 1 maand.
Indicatoren van succes: minder fouten in loonstroken, minder juridische vragen en kortere reactietijd bij roosteraanpassingen.
Laatste praktische tip/check die je nu direct kunt toepassen
Open je HR-dashboard en voer deze onmiddellijke actie uit: zoek alle oproepkrachten, filter op contracteinde binnen 3 maanden, en zet voor elk dossier een actie-reminder (verlenging/afsluiting/omzetten) — zet deze stap vandaag nog in je agenda en laat HR binnen 48 uur bevestigen. Voor hulp bij implementatie en modelcontracten kun je terecht op zaveco.nl voor checklists en voorbeeldteksten.