Een project zelf trekken is prima zolang je mensen de tijd én de ervaring hebben om het goed te doen. Ontbreekt een van beide, dan is extern inhuren vaak goedkoper dan het lijkt. Een vastgelopen project kost namelijk ook geld, alleen zie je dat pas achteraf op de rekening. De afweging gaat dus niet over de vraag ‘kunnen we het zelf’, maar over wat het kost als het halverwege stilvalt.

Wanneer intern oplossen de beste keuze is

Houd het intern als het project lijkt op werk dat je organisatie al vaker heeft gedaan. Je mensen kennen dan de valkuilen en de klant krijgt iemand die het bedrijf door en door kent. Dat scheelt inwerktijd en de opgedane ervaring blijft in huis.

Er is wel een voorwaarde: de interne projectleider moet er echt tijd voor krijgen. In de praktijk krijgt een afdelingshoofd of ervaren medewerker het project er vaak bij, naast het gewone werk. Zodra het druk wordt, wint de dagelijkse operatie en schuift het project naar achteren. De planning loopt dan uit en afspraken met de klant komen onder druk. Ondertussen raakt het team het overzicht kwijt. Wie intern wil oplossen, maakt dus eerst ruimte in de agenda van degene die het gaat trekken.

Signalen dat inhuren verstandiger is

Soms is de eerlijke conclusie dat de kennis of de capaciteit er simpelweg niet is. Denk aan situaties als deze:

• Het project is groter of complexer dan alles wat je tot nu toe hebt gedaan.
• Er lopen meerdere afdelingen of partijen door elkaar en niemand voelt zich eigenaar van het geheel.
• Eerdere projecten liepen uit en je weet eigenlijk niet goed waarom.
• Je beste mensen zitten al vol en je wilt ze niet overbelasten.

In zulke gevallen kan een interim projectleider uitkomst bieden. Die komt binnen zonder geschiedenis in de organisatie en kan daardoor scherper vragen stellen dan iemand van binnenuit. Bovendien neemt een ervaren interimmer een werkwijze mee, met een planning waar het team achter staat en duidelijke afspraken over wie wat beslist. Daar komt bij dat je vroege signalen krijgt als er iets dreigt mis te gaan. Dat is misschien wel het grootste verschil met doormodderen: je hoort het als er een probleem aankomt, niet pas als het er al is.

Let bij het inhuren wel op de opdracht die je meegeeft. Een interimmer die alleen het project aflevert en vertrekt, laat je organisatie achter zoals die was. Spreek daarom af dat de werkwijze overdraagbaar is, zodat je eigen mensen het de volgende keer zelf kunnen.

Als het probleem dieper zit dan één project

Loopt niet één project vast, maar bijna elk project? Dan ligt de oorzaak zelden bij de projectleider. Vaak zit het in de manier waarop afdelingen samenwerken. Denk aan planningen die per afdeling worden gemaakt en nergens op elkaar aansluiten, of aan stuurinformatie die de directie iets anders vertelt dan de werkvloer ziet. Nog een projectleider inhuren lost dat niet op, want die vecht tegen hetzelfde systeem.

In dat geval is het verstandiger om naar de organisatie als geheel te kijken. Er zijn bureaus die daarbij op de vloer meewerken in plaats van alleen een rapport op te leveren. Critical Minds, een adviesbureau uit Kamerik, werkt bijvoorbeeld op die manier in technische en industriële bedrijven. Een traject rond organisatieontwikkeling door Critical Minds richt zich op de samenwerking tussen afdelingen en op het borgen van een nieuwe werkwijze, zodat de verbetering standhoudt nadat de adviseurs weg zijn. Juist dat borgen is waar het bij veel verbetertrajecten misgaat: iedereen is enthousiast tijdens het traject en een paar maanden later werkt iedereen weer zoals vroeger.

De afweging in twee vragen

Maak de keuze concreet met twee vragen. Heeft iemand intern de ervaring én de uren om dit project te trekken? Zo ja, doe het zelf en bewaak die uren. Zo nee, gaat het om één project of om een patroon? Bij één project huur je tijdelijke capaciteit in, met de afspraak dat de aanpak overdraagbaar is. Bij een patroon pak je eerst de samenwerking en de werkwijze aan, anders blijf je per project brandjes blussen.