Steeds meer ondernemers stappen over van handmatige rittenregistratie naar automatische systemen. De behoefte aan een sluitende administratie, minder handmatig werk en meer inzicht in zakelijke kilometers zorgt ervoor dat GPS-rittenregistratie steeds vaker onderdeel wordt van het dagelijks wagenparkbeheer.
Voor ondernemers die regelmatig onderweg zijn, kan de overstap naar automatische registratie veel administratief werk schelen. Tegelijkertijd wordt het belangrijker om kritisch te kijken naar de betrouwbaarheid en fiscale geschiktheid van een systeem.
Van rittenboek naar automatische registratie
Jarenlang hielden ondernemers hun zakelijke kilometers bij met een papieren rittenboek of spreadsheet. Hoewel deze methodes nog steeds worden gebruikt, neemt de belangstelling voor automatische registratie toe.
Een GPS-rittenregistratiesysteem registreert automatisch gegevens zoals de gereden kilometers, vertrek- en aankomstlocaties en tijdstippen. De gegevens worden vervolgens digitaal verwerkt, waardoor ondernemers niet iedere rit handmatig hoeven vast te leggen.
Voor iemand die slechts af en toe zakelijke kilometers maakt, kan handmatige registratie nog prima werken. Voor ondernemers die dagelijks onderweg zijn of meerdere voertuigen beheren, kan automatische registratie aanzienlijk praktischer zijn.
Fiscale eisen maken betrouwbaarheid belangrijk
Een automatische rittenregistratie is niet automatisch een fiscaal sluitende rittenregistratie. Wanneer een ondernemer bijvoorbeeld wil aantonen dat een zakelijke auto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt, moet de administratie aan specifieke eisen voldoen.
De geregistreerde gegevens moeten voldoende inzicht geven in de gereden ritten en controleerbaar zijn. Daarom is het verstandig om bij de keuze voor een systeem niet alleen naar de prijs of het gebruiksgemak te kijken.
Het Keurmerk RitRegistratieSystemen kan hierbij een belangrijk aandachtspunt zijn. Dit keurmerk is bedoeld voor systemen die voldoen aan vastgestelde eisen voor rittenregistratie.
Niet iedere GPS-oplossing is hetzelfde
De markt voor rittenregistratie bestaat inmiddels uit verschillende soorten oplossingen. Naast professionele GPS-systemen zijn er apps en eenvoudige digitale hulpmiddelen waarmee ondernemers hun kilometers kunnen registreren.
Het verschil zit vooral in de mate van automatisering en de manier waarop gegevens worden vastgelegd. Bij sommige toepassingen moet de gebruiker zelf nog ritten controleren of aanvullen, terwijl professionele systemen de registratie grotendeels automatisch uitvoeren.
Voor bedrijven met veel voertuigen kan daarnaast de mogelijkheid om gegevens centraal te beheren een belangrijke factor zijn.
Nauwkeurigheid speelt een steeds grotere rol
Een betrouwbare rittenregistratie begint bij een nauwkeurige positiebepaling. GPS wordt hiervoor het meest gebruikt, maar moderne systemen kunnen ook meerdere satellietnetwerken combineren.
Door meerdere signalen te gebruiken kan de positie van een voertuig nauwkeuriger worden bepaald. Dat is vooral relevant wanneer de geregistreerde gegevens worden gebruikt als onderdeel van een fiscale administratie.
Ook factoren zoals signaalverlies, tunnels en bebouwde gebieden kunnen invloed hebben op de nauwkeurigheid. Daarom is niet alleen de aanwezigheid van GPS van belang, maar ook de technologie achter het registratiesysteem.
Rittenregistratie wordt onderdeel van wagenparkbeheer
De gegevens uit een rittenregistratiesysteem worden bovendien steeds vaker voor andere doeleinden gebruikt. Ondernemers kunnen hiermee niet alleen zakelijke en privéritten onderscheiden, maar ook meer inzicht krijgen in het gebruik van hun wagenpark.
Denk bijvoorbeeld aan:
- realtime inzicht in voertuiglocaties;
- gereden routes;
- kilometerstanden;
- klantbezoeken;
- voertuiggebruik;
- rapportages per voertuig;
- bestuurdersidentificatie.
Hierdoor verschuift rittenregistratie langzaam van een administratieve verplichting naar een breder hulpmiddel voor wagenparkbeheer.
Ook privacy krijgt meer aandacht
Een automatisch systeem registreert veel informatie over voertuigen en daarmee mogelijk ook over medewerkers. Dat maakt privacy een belangrijk onderdeel van de keuze voor een rittenregistratiesysteem.
Werkgevers moeten daarom goed nadenken over welke gegevens worden verzameld, hoe lang deze worden bewaard en wie toegang heeft tot de informatie. Vooral bij zakelijke auto’s die ook privé worden gebruikt, is het belangrijk om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan.
Een systeem waarbij zakelijke en privéritten duidelijk van elkaar kunnen worden gescheiden, kan hierbij uitkomst bieden.
Accredis speelt in op de ontwikkeling
Ook aanbieders van rittenregistratiesystemen bewegen mee met deze ontwikkeling. Accredis biedt met Accredis NeXT een automatische oplossing voor rittenregistratie en wagenparkbeheer. Het systeem registreert ritten via GPS en biedt onder meer een online omgeving voor het beheren van ritgegevens. De AC40 beschikt daarnaast over het Keurmerk RitRegistratieSystemen en combineert GPS met GLONASS voor een nauwkeurige positiebepaling.
Van verplichting naar digitaal hulpmiddel
De ontwikkeling van automatische rittenregistratie laat zien dat ondernemers steeds meer mogelijkheden krijgen om hun kilometeradministratie te digitaliseren. Waar rittenregistratie oorspronkelijk vooral draaide om het aantonen van zakelijke kilometers, kan dezelfde data inmiddels worden ingezet voor wagenparkbeheer, rapportages en operationeel inzicht.
Voor ondernemers met één zakelijke auto kan een eenvoudige registratie voldoende zijn. Voor bedrijven met meerdere voertuigen kan automatische registratie juist veel administratief werk besparen.
Daarbij blijven fiscale betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en privacy belangrijke aandachtspunten. De verwachting is dat rittenregistratie de komende jaren steeds verder onderdeel wordt van geïntegreerd digitaal wagenparkbeheer.