Bij een groeiend uitzendbureau komt er een moment waarop de administratie het tempo niet meer bijhoudt. Er komen opdrachtgevers bij, het aantal flexkrachten stijgt en de verloning op maandag kost ineens de hele dag. Dan ligt de vraag op tafel: nemen we een extra administratief medewerker aan, of besteden we de backoffice uit? Deze zes vragen helpen je die keuze te maken op basis van cijfers in plaats van gevoel.

Hoeveel uur besteed je zelf aan administratie?

Houd twee weken bij hoeveel tijd jij en je team kwijt zijn aan uren verwerken, contracten opstellen, loonstroken controleren, facturen versturen en ziekmeldingen afhandelen. Tel daar het uitzoekwerk bij op, zoals een vraag over een cao-toeslag of een fase die niet klopt. Die uren gaan niet naar opdrachtgevers en kandidaten, terwijl daar je omzet vandaan komt.

Wat kost je eigen backoffice per gewerkt uur?

Over kosten bestaan de meeste misverstanden, omdat ondernemers het tarief van een partner vaak naast één salaris leggen. Reken liever alles om naar een bedrag per uur dat je flexkrachten werken. Een rekenvoorbeeld:

• Bureau met ongeveer 20 flexkrachten (20.000 tot 30.000 gewerkte uren per jaar): één backofficemedewerker kost € 50.000 tot € 65.000, software € 5.000 tot € 10.000 en audits en certificering € 3.000 tot € 7.500. Totaal € 58.000 tot € 82.500 per jaar, ofwel tussen € 2,32 en € 3,30 per gewerkt uur bij 25.000 uur.
• Bureau met ongeveer 50 flexkrachten (75.000 tot 95.000 uur): twee medewerkers, meer software en dezelfde certificering komen uit op € 113.000 tot € 157.500 per jaar, ofwel tussen € 1,33 en € 1,85 per gewerkt uur bij 85.000 uur.

In deze bedragen zitten nog niet je eigen tijd, de kosten van fouten en correcties, vervanging bij uitval en het werkkapitaal voor voorfinanciering. Leg het totaal daarna naast het tarief van een partner.

Wat gebeurt er als je salarisadministrateur uitvalt?

Draait je verloning op één persoon, dan is ziekte of vertrek direct een probleem. Flexkrachten worden wekelijks betaald en rekenen op hun loon. Vraag jezelf eerlijk af wie de verloning volgende week overneemt als die ene medewerker twee maanden uitvalt.

Hoeveel geld zit vast in voorfinanciering?

Je betaalt je flexkrachten elke week, terwijl opdrachtgevers meestal pas na 30 dagen betalen. Bij een groeiend bureau loopt dat bedrag snel op, en dat geld kun je niet in een extra intercedent of een nieuwe vestiging steken. Sommige backofficepartners nemen die voorfinanciering over en betalen je marge binnen enkele werkdagen uit, ook als de opdrachtgever nog niet heeft betaald.

Wil je zelf juridisch werkgever blijven?

Uitbesteden kan op twee manieren. Blijf je zelf werkgever, dan treed je onder je eigen naam op, loopt de omzet via je eigen bedrijf en betaal je een vast tarief per gewerkt uur. Laat je het werkgeverschap over aan de partner, dan betaal je een percentage van de omzet en zitten voorfinanciering, debiteurenbeheer en verzuim er meestal bij in. In beide gevallen houd je je eigen klanten en bepaal je zelf je commerciële koers.

Wanneer is zelf doen de betere keuze?

Uitbesteden is niet voor iedereen de goedkoopste route. Zoals het rekenvoorbeeld laat zien, daalt de prijs van een eigen backoffice per uur naarmate je groter wordt. Heb je een team van meerdere ervaren salarisadministrateurs die elkaar kunnen vervangen, ken je de uitzendcao door en door en heb je genoeg werkkapitaal, dan kan een eigen backoffice prima werken. Twijfel je op twee of meer van de vragen hierboven, dan is het slim om een partner te laten meekijken.

Een van die partners is Flexhub, de backofficepartner voor uitzend- en detacheringsbureaus uit Hardinxveld-Giessendam. Flexhub werkt voor meer dan 100 bureaus, heeft ruim 25 jaar ervaring in de flexbranche en wordt door klanten aanbevolen met een 4,9 uit 73 Google-reviews. Bij het model waarin Flexhub werkgever is, wordt de marge binnen 5 werkdagen na facturatie uitbetaald.