Zodra jij als ondernemer meer tijd kwijt bent aan organiseren dan aan ondernemen, wordt een assistent rendabel. Toch gaat het bij de werving vaak al mis bij de eerste stap: “een assistent” bestaat niet als één functie. Een directiesecretaresse doet ander werk dan een personal assistant, en wie de verkeerde rol uitvraagt, krijgt kandidaten die niet passen bij wat het bedrijf echt nodig heeft.

Wanneer wordt ondersteuning de investering waard?

Het omslagpunt ligt bij structureel verlies van ondernemerstijd. Beantwoord je elke avond nog mail, of blijven offertes liggen omdat niemand de opvolging bewaakt? Dan kost het ontbreken van ondersteuning je omzet.

Reken het gerust eens na. Elk uur dat jij besteedt aan plannen of administratie, is een uur dat je niet besteedt aan klanten of strategie. Een assistent neemt precies dat werk over, zodat jouw uren weer gaan naar waar het bedrijf op draait.

Het verschil tussen een directiesecretaresse en een personal assistant

De directiesecretaresse is de spin in het web van een directie of managementteam. Denk aan agendabeheer en het voorbereiden van vergaderingen. Ook het bewaken van deadlines hoort bij deze functie. Deze rol draait om structuur. Alles wat de directie nodig heeft om besluiten te nemen, ligt op tijd klaar. Gespecialiseerde recruitmentbureaus zoals Het PA Bureau bemiddelen in deze functies; een vacaturepagina onder de kop Directiesecretaresse gezocht laat goed zien welke taken en eisen bij deze rol horen.

De personal assistant werkt breder en persoonlijker. Een PA is de rechterhand van één ondernemer of executive en beweegt mee met alles wat er speelt, van zakelijke projecten tot soms ook privéplanning. Deze rol vraagt meer zelfstandigheid en vooral veel onderling vertrouwen. Zoek je iemand die met je meedenkt in plaats van alleen je agenda beheert, dan kom je eerder uit bij een profiel als Personal assistant gezocht dan bij een klassieke secretaressefunctie.

Welke rol past bij jouw situatie?

Kies op basis van wie de ondersteuning nodig heeft. Kampt een heel managementteam met agendachaos, dan past een directiesecretaresse die het overzicht voor meerdere mensen bewaakt. Ben jij als ondernemer zelf het knelpunt, dan levert een personal assistant die een-op-een met je werkt het meeste op.

Een scherpe vacaturetekst trekt de juiste kandidaten

Vage functieprofielen leveren verkeerde sollicitanten op. Wie “allround assistent gezocht” plaatst, krijgt reacties van kandidaten met totaal verschillende achtergronden, en moet daarna zelf uitzoeken wie er bij de rol past. Dat uitzoekwerk kost tijd die je juist wilde winnen.

Beschrijf daarom concreet hoe een werkweek eruitziet. Voor wie werkt deze persoon? Welke beslissingen mag die zelf nemen en waar ligt de grens? Hoe duidelijker het beeld, hoe beter kandidaten zelf kunnen inschatten of de functie bij hen past. Dat scheelt jou gesprekken met mensen die na een maand ontdekken dat ze iets anders zochten.

Kijk verder dan het cv

Vaardigheden en persoonlijkheid wegen in dit vak zwaarder dan het aantal jaren ervaring. Een assistent met tien jaar ervaring bij een groot concern kan vastlopen in de hectiek van een klein bedrijf waar niets vastligt. Andersom kan iemand met minder ervaring juist floreren, omdat het karakter klikt met dat van jou.

Test daarom in het gesprek op de situaties die er echt toe doen. Leg een dubbele boeking voor en vraag hoe de kandidaat die oplost. Vraag hoe iemand omgaat met vertrouwelijke informatie die collega’s graag willen weten. De antwoorden zeggen meer dan elke opsomming van eerdere werkgevers.

Begin klein als je twijfelt

Weet je nog niet zeker of een vaste assistent past bij de fase van je bedrijf, dan is een interim-kracht een logische eerste stap. Je merkt al snel wat goede ondersteuning oplevert en welk type taken je het liefst uit handen geeft. Met die ervaring schrijf je daarna een veel scherper profiel voor een vaste rol, en vergroot je de kans dat de eerste vaste assistent meteen de juiste is.