Hoe maak je een weekplanning voor je bedrijf?

Zorg dat je weekplanning niet alleen mooi oogt, maar daadwerkelijk zorgt dat werk klaarkomt. Dit artikel van Zaveco geeft een directe, testbare methode om elke week structureel te plannen, prioriteren en bij te sturen.

Geen vaag advies — concrete stappen, voorbeeldtemplates en meetpunten voor verschillende bedrijfsvormen (freelancer, winkel, bureau). Volg de stappen, stel een eenvoudige KPI in en test het één week.

Stap 1: Begin met je vaste elementen (basisweek)

Identificeer alle vaste, onwrikbare elementen die elke week terugkomen: openingstijden, vaste meetings, boekhouduren, klantafspraken, productiecycli. Maak eerst een ‘basisweek’ waarin alleen deze vaste blokken staan. Zo voorkom je dat ad-hoc taken je kernprocessen verstoren.

1. Schrijf alle vaste items op (naam, frequentie, duur). Voorbeeld: “Inkoopafspraak – wo 10:00-11:00 – wekelijks”.
2. Plan deze in je kalender als terugkerende items (Google Calendar of Outlook). Gebruik kleurcodes per type (operatie, sales, admin).
3. Reserveer elke dag minimaal één ‘bufferblok’ (30–60 min) voor kleine ad-hoc taken of spoedwerk.

Stap 2: Bepaal weekdoelen met SMART-criteria

Formuleer maximaal 3 concrete weekdoelen. Zorg dat ze SMART zijn zodat je achteraf kunt meten.

• Specifiek: wat precies af is (bijv. “3 offertes sturen naar leadlijst 1”).
• Meetbaar: afrondingscriteria (bijv. “offertes verzonden + opvolgmail gemaakt”).
• Acceptabel: realistisch qua capaciteit.
• Relevant: draagt bij aan kwartaaldoelen.
• Tijdgebonden: deze week afgerond.

Voorbeeld: “Deze week 5 nieuwe klanten leads kwalificeren via LinkedIn (minstens 3 reacties)” of “Voorraadcontrole afronden en inkooporder plaatsen voor SKU A,B,C”.

Stap 3: Time blocking — werk per energie en thema

Verdeel je werkweek in blokken van 60-90 minuten (voor diep werk) en 30 minuten (voor admin/light). Plan vergelijkbare taken achter elkaar (batching) om wisselkosten te minimaliseren.

1. Maak dagthema’s: Maandag = planning & sales, Dinsdag = projecten, Woensdag = meetingdag (beperk tot 3), Donderdag = uitvoering, Vrijdag = review & administratie.
2. Plan je moeilijkste taak op je piek-uren (ochtend of avond afhankelijk van jou).
3. Gebruik Google Calendar met ‘focus’ en ‘beschikbaar’ en zet ‘niet storen’ tijdens deep work blokken.

Stap 4: Vinklijst voor taken — structureer met prioriteitsregels

Elke taak krijgt een prioriteitslabel: A=kritisch (impact op omzet/klant), B=belangrijk (ondersteunend), C=routine/optie. Plan eerst A-taken in je weekplanning.

1. Maak een takenlijst voor de week en tag A/B/C per taak.
2. Plan A-taken in vaste tijdsblokken (minimaal 60% van je productieve tijd).
3. Stel een ‘2-voor-1 regel’: als een A-taak < 60 min is, combineer met minimaal één andere A- of B-taak in hetzelfde blok.

Stap 5: Gebruik tools en templates — concrete implementatie

Wij adviseren deze combinatie: Google Calendar (time blocking), Todoist/Tasks-in-Google voor dagelijkse taken, Notion of Trello voor projectoverzicht, en Toggl voor tijdregistratie. Wil je simpel: Excel of Google Sheets volstaat.

Direct toepasbare template (kopieer naar Google Sheets/Excel):

Stap 6: Specifieke voorbeelden per type bedrijf

Freelancer: blokkeer 2×90 min voor acquisitie per week en 3×90 min voor betaalde opdrachten; meet conversieratio leads→klanten.

Retail/winkel: plan voorraadtijd elke dinsdag 09:00 en merchandising donderdag 13:00; meet voorraadtekortreductie en omzet per m2.

Bureau (marketing/IT): reserveer maandag 09:30 voor sprintplanning, wo end voor demo’s; meet doorlooptijd per ticket en klanttevredenheid NA aflevering.

Stap 7: Meetbaar maken — KPI’s en wekelijkse review

Definieer 2-4 KPI’s die je elke week checkt. Voorbeelden: taken- voltooiingsratio (%), klantreactietijd (u), omzet per week, aantal nieuwe leads. Elke vrijdagmiddag 30 minuten: meet en pas aan.

1. Taken voltooid / gepland = doel > 80% eerste 4 weken.
2. Time-on-task (Toggl) versus gepland = afwijking < 20% na 2 weken finetunen.
3. Leadconversie per outreach-campagne = baseline instellen en verbeteren met 10% per kwartaal.

Stap 8: Feedbackloop en bijsturen (4 vragen voor je review)

1. Welke A-taken zijn niet afgerond en waarom?
2. Welke tijdsvreters kwamen onverwacht en hoe te voorkomen?
3. Welke blokken leverden de meeste output (meet via afgeronde deliverables)?
4. Welke afspraak wordt structureel verzet en moet verplaatst of geannuleerd worden?

Stap 9: Hoe implementeer je wijzigingen zonder chaos

1. Wijzigingen in kleine stappen: pas maximaal 2 zaken per week aan (bijv. starttijden of bloklengte).
2. Communiceer veranderingen in gedeelde kalender minstens 48 uur van tevoren.
3. Gebruik ‘soft trials’ van 2 weken: test een nieuwe indeling, meet en beslis dan.

Stap 10: Veelgemaakte fouten en directe oplossingen

• Fout: Te veel taken plannen. Oplossing: plan 60–70% van beschikbare productieve tijd, laat buffer.
• Fout: Geen wekelijkse review. Oplossing: zet vaste vrijdagmiddag 30-minuten recurring meeting in kalender.
• Fout: Onderschatten van context switching. Oplossing: batch vergelijkbare taken en plan minder meetings.

Praktische checklist om direct te gebruiken

1. Maak lijst van vaste items en zet ze als terugkerende kalenderitems.
2. Schrijf maximaal 3 SMART-weekdoelen op.
3. Plan A-taken eerst en blok deep work in piekuren.
4. Gebruik toolset: Google Calendar + takenlijst + Toggl (optioneel).
5. Stel 2–4 KPI’s in en meet ze vrijdagmiddag.
6. Voer een 2-week trial uit en pas maximaal 2 wijzigingen per week toe.

Laatste praktische tip: zet vandaag direct een terugkerende vrijdagmiddag “Weekreview 30 min” in je kalender met agenda: 1) taken voltooid %, 2) top 3 blocking issues, 3) 3 actiepunten voor volgende week — meet deze punten de volgende vrijdag en herhaal.