Wat kost een licentie voor Microsoft 365 zakelijk? Kort antwoord: het hangt ervan af welk pakket je kiest, hoeveel gebruikers je hebt en welke extra services of ondersteuning je afneemt. In dit artikel krijg je heldere, testbare stappen om de exacte kosten voor jouw organisatie te berekenen en direct actie te ondernemen.

We behandelen prijsindicaties, hoe je TCO (total cost of ownership) berekent, concrete voorbeelden met rekenregels, en praktische stappen om licenties te kopen, beheren en optimaliseren — inclusief PowerShell-commando’s en quick-checks die je vandaag nog kunt uitvoeren.

1. Overzicht van zakelijke Microsoft 365-pakketten en prijsindicaties

Gebruik dit als snelreferentie (indicatief, prijzen kunnen wijzigen). Controleer altijd actuele prijzen bij Microsoft of je reseller.

  • Business Basic: gericht op web- en mobiele apps + Exchange Online. Indicatie: ~€4–6 per gebruiker/maand.
  • Business Standard: desktop apps + services. Indicatie: ~€10–15 per gebruiker/maand.
  • Business Premium: Standard + geavanceerde beveiliging en beheer. Indicatie: ~€18–25 per gebruiker/maand.
  • Microsoft 365 Apps for business: alleen Office-apps (geen Exchange). Indicatie: ~€6–12 per gebruiker/maand.
  • Enterprise (E3/E5): uitgebreid voor grotere organisaties, compliance en security. Indicatie E3: ~€20–35, E5: ~€40–60 p/u/m.

2. Stap-voor-stap: bepaal je daadwerkelijke maandelijkse kosten

  1. Stap 1 — Kies pakketten per rol: beslis welk pakket elke functiegroep nodig heeft (bijv. sales = Standard, backoffice = Basic, IT/security = Premium).
  2. Stap 2 — Tel gebruikers: maak een lijst met gebruikersaantallen per rol.
  3. Stap 3 — Bereken licentiekosten: som(product prijs × aantal gebruikers) per maand.
  4. Stap 4 — Voeg extra’s toe: add-ons (Azure AD Premium, Defender, Phone System), opslag, en eventuele externe back-upservices.
  5. Stap 5 — Bereken BTW: in Nederland 21% (facturering verschilt bij internationale leveranciers). Definitieve maandelijkse kosten = subtotal × 1,21.
  6. Stap 6 — Vergelijk jaarlijkse vs maandelijkse betaling: jaarlijks betalen scheelt vaak 10–20% maar vraagt commitment.

3. Voorbeeldberekeningen (direct toepasbaar)

Voorbeeld 1 — Klein bedrijf (10 medewerkers): 6 x Business Standard (€12) + 4 x Business Basic (€5) = (6×12)+(4×5)=€92/maand. +21% BTW = €111,32/maand.

Voorbeeld 2 — Middelgroot (50 medewerkers): 35 x Business Standard (€12,50) + 10 x Business Premium (€22) + 5 x Apps (€8) = (35×12,5)+(10×22)+(5×8)=€987,5. +21% BTW ≈ €1195,38/maand.

4. Extra kosten die vaak worden vergeten (en hoe ze te berekenen)

  • Migratiekosten: mailbox-migratie, domeinconfiguratie en consultancy. Reken op 1–4 uur per gebruiker bij eenvoudige migratie (€75–€150/uur) — test met 2 gebruikers om je tempo en kosten te bepalen.
  • Implementatie & training: 1–2 dagen interne training per 20 gebruikers of e-learning-abonnementen.
  • Beheer & support: intern FTE of beheerpakket bij een MSP. MSP-kosten variëren van €3–€12 per gebruiker/maand afhankelijk van SLA.
  • Backup & Archiving: derde partijen rekenen vaak €1–€3 per gebruiker/maand voor enterprise back-up.

5. Concrete stappen om licenties te kopen en toewijzen (direct uitvoerbaar)

  1. Maak een Microsoft 365-beheercentrum account (admin.microsoft.com).
  2. Lees actuele prijzen onder Billing → Products & services of vraag een offerte aan bij een Microsoft-partner.
  3. Voeg licenties toe aan je tenant: Billing → Purchase services → kies pakket → kopen.
  4. Licenties toewijzen: Users → Active users → vink gebruiker aan → Licenses and apps → selecteer licentie → Save.

6. Testbaar: hoe controleer je wie licenties gebruikt en waar je kunt besparen

Gebruik de volgende stappen in het admin centrum of PowerShell om gebruik en ongebruikte licenties te vinden.

  1. Admin center: Reports → Usage → Microsoft 365 usage analytics — controleer actieve gebruikers en app-gebruik.
  2. PowerShell (snel test): open PowerShell en voer uit (vereist MSOnline of Graph-module):


Voor MSOnline-module:


Connect-MsolService; Get-MsolUser -All | Where-Object {$_.isLicensed -eq $true} | Select-Object UserPrincipalName, isLicensed


Voor Microsoft Graph (aanbevolen):


Connect-MgGraph -Scopes User.Read.All,Directory.Read.All; Get-MgUser -Filter "accountEnabled eq true" -ConsistencyLevel eventual -CountVariable Count -All | Where-Object {$_.AssignedLicenses.Count -gt 0} | Select-Object UserPrincipalName, @{Name='Licenses';Expression={$_.AssignedLicenses.Count}}


Analyseer: kijk naar gebruikers met lage activiteit → schakel proeflicenties of ongebruikte licenties uit om direct te besparen.


7. Besparingstips en licentie-optimalisatie (actiegericht)


    

  • Mengmodel: combineer Business Basic en Apps voor gebruikers die alleen e-mail en Office nodig hebben.
    • 

  • Annual commitment: vaak goedkoper per maand — reken uit break-even binnen 6–12 maanden.
    • 

  • Gebruik CSP-partner: MSP’s bieden bundelkortingen en support, onderhandel op +50 gebruikers.
    • 

  • Automatiseer offboarding: script om licenties direct vrij te geven bij vertrek voorkomt verspilling.
    • 



8. Migratie- en implementatiechecklist (direct toepassen)


    

  1. Inventariseer: aantal mailboxen, data volume, legacy apps.
    2. 

  2. Maak proefomgeving met 2–5 gebruikers en voer volledige migratie uit (test mail, OneDrive, Teams).
    3. 

  3. Meet migratietijd per gebruiker en extrapoleer de totale uren en kosten.
    4. 

  4. Plan cut-over en fallback: reserveer 1–2 dagen buffer na migratie voor support.
    5. 



9. Hoe vraag je de beste prijs aan bij een reseller (onderhandelingsstappen)


    

  1. Stap 1: bijeenbrengen van harde cijfers: aantal gebruikers, gewenste looptijd, bundels (security/back-up).
    2. 

  2. Stap 2: vraag 3 offertes (direct bij Microsoft + 2 CSP’s) en vergelijk total cost of ownership (inclusief support).
    3. 

  3. Stap 3: onderhandel kortingen op basis van volume, jaarlijkse betaling en commitment.
    4. 



Praktische tip/check die je nu kunt uitvoeren: open het Microsoft 365-beheercentrum, ga naar Billing → Purchase services, noteer de actuele prijs per pakket en doorloop de “Stap-voor-stap: bepaal je daadwerkelijke maandelijkse kosten” hierboven met je exacte aantallen — je hebt dan binnen 15 minuten een realistische maandfactuur inclusief BTW en add-ons.