Je staat op het punt je eerste werknemer aan te nemen. Een goed arbeidscontract voorkomt misverstanden, bespaart kosten en beschermt jouw bedrijf. In dit artikel krijg je direct toepasbare stappen, voorbeeldteksten en testbare controles om binnen één dag een waterdicht contract op te stellen.
Zaveco is dé business-expert die je concreet vertelt wat moet, wat mag en hoe je risico’s minimaliseert. Volg de stappen hieronder, kopieer de voorbeeldclausules en loop de checklist af voordat je laat tekenen.
Stap 1: Kies het juiste type arbeidsovereenkomst
Actie: bepaal of je een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, bepaalde tijd, nuluren of oproepkracht nodig hebt. Test: noteer 3 voorwaarden van de functie (uur per week, duur, flexibiliteit) en kies het contracttype dat daarbij past.
- Onbepaalde tijd: vaste aanstelling, gebruik bij structurele behoefte.
- Bepaalde tijd: project of seizoen, vermeld duidelijke einddatum.
- Nuluren/oproep: vermeld minimale oproepregels en betaling bij oproep.
Stap 2: Verplichte onderdelen van elk arbeidscontract
Actie: zorg dat het contract ten minste deze punten bevat. Test: vink elk punt af op het document.
- Naam en adres werkgever en werknemer
- Startdatum en eventueel einddatum
- Functiebenaming en korte functiebeschrijving
- Aantal arbeidsuren per week of maand
- Salaris, betaaldatum en salariscomponenten (bruto/netto, vakantietoeslag)
- Proeftijd (max. 2 maanden bij onbepaalde tijd, 1 maand bij bepaalde tijd onder 2 jaar)
- Opzegtermijnen en verwijzing naar relevante wetgeving
- Verwijzing naar CAO indien van toepassing
Stap 3: Proeftijd, proeven en concurrentie
Actie: formuleer proeftijd, proefopdracht en beperkingen zoals non-concurrentie. Test: laat de werknemer een proefopdracht doen en beoordeel binnen 1 week.
Voorbeeld proeftijdclausule: “De werknemer heeft een proeftijd van 1 maand, ingaande op de eerste werkdag. Tijdens de proeftijd kan de overeenkomst met een opzegtermijn van 1 kalenderdag worden beëindigd.”
Let op: non-concurrentie- en relatiebedingen zijn beperkt inzetbaar en moeten schriftelijk overeengekomen zijn. Raadpleeg juridisch advies bij beperkingen die langer dan het dienstverband doorwerken.
Stap 4: Salaris, urenregistratie en bonussen
Actie: beschrijf bruto salaris, eventuele variabele beloning en leg de urenadministratie vast. Test: maak een voorbeeld loonstrook en urenoverzicht voor de eerste maand.
Voorbeeld salarisclausule: “Brutosalaris €X per maand, uitbetaald op de laatste werkdag van de maand. Eventuele bonussen worden uitgekeerd conform de bonusregeling die bijlage A vormt.”
Urenregistratie: verplicht voor flexwerkers en handig voor salariscorrecties. Gebruik een digitale tool (voorbeeld: urenregistratie als pdf of online platform) en archiveer wekelijks.
Stap 5: Vakantie, ziekte en verlof
Actie: formuleer vakantieopbouw, opnameprocedure en ziekteverlofproces. Test: laat werknemer een verlofaanvraag indienen via hetzelfde proces dat je in het contract beschrijft.
Voorbeeld vakantieclausule: “De werknemer bouwt jaarlijks minimaal 8% wettelijke vakantiedagen op. Aanvragen voor vakantie dienen minimaal 4 weken vooraf schriftelijk te worden ingediend.”
Ziekteprocedure: vermeld ziekmeldingstijd, verzuimregistratie en re-integratieverplichtingen volgens de Wet verbetering poortwachter.
Stap 6: Geheimhouding en intellectueel eigendom
Actie: bescherm bedrijfsgeheimen en leg vast dat werkresultaten eigendom van de werkgever zijn. Test: voeg 1 concrete vertrouwelijke categorie toe (bijv. klantdata, prijslijsten) en laat werknemer expliciet tekenen.
Voorbeeld geheimhoudingsclausule: “De werknemer zal alle vertrouwelijke informatie die tijdens het dienstverband beschikbaar komt niet openbaren en na beëindiging retourneren. Alle door de werknemer ontwikkelde werkresultaten komen toe aan de werkgever.”
Stap 7: CAO’s, vergunningen en loonheffingen
Actie: controleer of een CAO van toepassing is en regel inschrijvingen bij Belastingdienst en UWV. Test: download de juiste CAO-tekst en noteer 3 van toepassing zijnde artikelen die je in beleid kunt vertalen.
Praktisch: meld de werknemer bij de Belastingdienst voor loonheffingen, vraag een loonheffingennummer en regel afdrachten (loonheffing, werkgeverspremies, pensioen indien van toepassing).
Stap 8: Praktisch opstellen, ondertekenen en bewaring
Actie: gebruik een sjabloon, laat een jurist quickscan doen, onderteken digitaal en bewaar 7 jaar. Test: creëer en onderteken een proefcontract met jezelf als testwerknemer en bewaar als PDF.
Stappen concreet: 1) Download sjabloon of gebruik Zaveco-sjabloon; 2) Vul feitelijke gegevens in; 3) Voeg bijlagen (functieomschrijving, bonusregeling, CAO-verwijzing); 4) Laat jurist of HR-checker reviewen; 5) Onderteken via e-signature; 6) Archiveer in personeelsdossier en back-up.
Checklist: wat je moet controleren vóór ondertekening
- Identiteit & BSN gecontroleerd
- Werk- en verblijfsvergunning indien van toepassing
- CAO en loon- en arbeidsvoorwaarden zijn correct toegepast
- Proeftijd en opzegtermijn zijn conform wet
- Urenregistratie en salarisadministratie klaar
- Geheimhoudings- en IP-clausules zijn opgenomen
- Digitale ondertekening en opslag geregeld
Laat Zaveco je contract laten snel checken: stuur ons je concept en wij leveren een korte juridische quickscan en een ingevuld sjabloon dat je direct kunt gebruiken. Praktische tip: print de checklist en kruis elk punt pas af nadat je bewijs (emails, screenshots, ondertekende documenten) hebt opgeslagen in het personeelsdossier.