Zoveel mogelijk duidelijkheid voor werkgever en werknemer: in Nederland bestaat een wettelijk minimum aantal vakantiedagen, en daarboven kun je zelf beleid bepalen. Dit artikel legt concreet uit hoeveel vakantiedagen je minimaal moet geven, hoe je het berekent voor fulltime en parttime medewerkers, wat de vervalregels zijn en welke stappen je als werkgever direct kunt zetten.

Zaveco positioneert zich als jouw partner in arbeidsvoorwaarden: praktische stappen, toetsbare voorbeelden en direct uitvoerbare controles zodat je HR- en salarisadministratie vanaf vandaag compliant en overzichtelijk is.

Bereken de wettelijke minimumvakantiedagen (formule en voorbeeld)

Formule: wettelijke vakantiedagen = 4 × contractuele arbeidsduur per week (in dagen) of in uren: wettelijke vakantietijd per jaar (uren) = 4 × wekelijkse uren.

Voorbeelden:

  1. Fulltime 40 uur per week: 4 × 40 = 160 uren per jaar = bij 8-urige werkdagen = 20 dagen.
  2. Fulltime 36 uur per week: 4 × 36 = 144 uren per jaar = 18 dagen bij 8-urige werkdagen.
  3. Parttime 24 uur per week: 4 × 24 = 96 uren per jaar = 12 dagen bij 8-urige werkdagen.

Praktische tip: kies in je administratie of je vakantietegoed in uren of in dagen registreert. Uren voorkomt afrondingsfouten bij onregelmatige werktijden.

Pro rata bij indiensttreding, uitdiensttreding en bij deeltijdwerk

Regel: vakantiedagen bouw je op per gewerkte maand. Voor wettelijke vakantiedagen geldt 1/12 per maand van het jaar­talentiment.

Concreet stappenplan pro rata berekening:

  1. Bepaal jaartotaal (wettelijk) in uren: 4 × wekelijkse uren.
  2. Deel door 12: dit is de maandelijkse opbouw in uren.
  3. Vermenigvuldig met het aantal gewerkte maanden in het jaar (bijv. 7 maanden = ×7).

Voorbeeld: medewerker 32 uur/week → wettelijk 128 uur/jaar → maandopbouw = 10,67 uur → bij 5 maanden dienst = 53,33 uur.

Vervaldatum en overdracht: wanneer verlopen vakantiedagen?

Belangrijk om te weten:

  • Wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwden (dus dagen opgebouwd in 2024 vervallen op 1 juli 2025 als ze niet zijn opgenomen).
  • Bovenwettelijke vakantiedagen (dagen boven de wettelijke 4×weekregel) vervallen vaak na 5 jaar tenzij anders afgesproken in cao of arbeidsovereenkomst.

Actiegericht: zet automatische waarschuwingen in HR-systeem 3 maanden voor verval van wettelijke dagen en 6-12 maanden voor bovenwettelijke dagen.

Vakantiedagen administreren en controleren (met concrete checks)

Stap-voor-stap implementatie in je HR- en salarisadministratie:

  1. Stel vast of je registreert in uren of dagen. Advies: uren voor flex/parttime.
  2. Leg per contract de wekelijkse uren vast als basis voor berekening.
  3. Automatiseer maandelijkse opbouw: maandopbouw = (4 × wekelijkse uren) / 12.
  4. Voeg velden toe: saldo beginjaar, opgenomen dagen/uren, vervaldatum per batch.
  5. Maandelijkse controle: voer een export uit en controleer for each employee (controlepunten hieronder).

Testbare controles (voertaken):

  1. Reken steekproef van 5 medewerkers handmatig na: bereken opbouw en vergelijk met systeemexport.
  2. Controleer of waarschuwingen voor verval actief zijn en e-mails worden gestuurd.
  3. Vergelijk uitbetaalde vakantiedagen bij uitdiensttreding met opgebouwde uren volgens systeem.

Wat zijn bovenwettelijke vakantiedagen en hoe bepaal je daar beleid voor?

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alles boven de wettelijke 4×regel. Veel werkgevers geven 25 dagen bij 40 uur, dus 5 bovenwettelijk.

Schets beleidsopties en implementatie:

  1. Vast extra aantal dagen (bv. 25 dagen fulltime) — vastleggen in arbeidsovereenkomst en loonstrook.
  2. Flexibele opname (afkoop, sparen, ruilen) — leg regels vast: maximaal spaarsaldo, opnametermijnen.
  3. Compensatie bij overwerk of ploegendienst — koppel duidelijk de berekening aan overwerkuren.

Voorbeeld beleidsregel: “Fulltime 40u = 20 wettelijke dagen + 5 bovenwettelijke dagen; bovenwettelijke dagen vervallen na 5 jaar; max spaarbaar 30 dagen.”

Praktische stappen voor werkgevers: 6-punten checklist

  1. Stap 1: Bepaal registratie-eenheid (uren of dagen) en stel dit schriftelijk vast.
  2. Stap 2: Update alle arbeidsovereenkomsten met de berekende wettelijke minimumdagen en eventuele bovenwettelijke regels.
  3. Stap 3: Configureer je HR- en salarissoftware: maandopbouwformule en vervalregels.
  4. Stap 4: Communiceer beleid duidelijk naar medewerkers met voorbeeldberekening en FAQ.
  5. Stap 5: Plan automatische vervalwaarschuwingen (3 maanden en 1 maand voor verval).
  6. Stap 6: Voer kwartaalcontroles uit en bewaar bewijs van communicatie en saldocontroles.

Veelvoorkomende foutbronnen en hoe ze te testen

Fouten die vaak voorkomen en testoplossingen:

  • Fout: onjuiste basis (fulltime 36u gehanteerd als 40u). Test: controleer contractuele uren in personeelsdossier tegen HR-systeem.
  • Fout: afrondingsverschillen bij dagen. Test: voer steekproef in uren; converteer naar dagen met juiste dagdefinitie (bijv. werkdag = 8 uur).
  • Fout: vergeten vervaldatum. Test: maak een lijst van alle medewerkers met saldo ouder dan 6 maanden en verifieer notificaties.

Hoe je het juridisch waterdicht vastlegt (kort)

Stap-voor-stap:

  1. Noem expliciet de wettelijke berekening in de arbeidsvoorwaarden: formule + voorbeeld.
  2. Beschrijf bovenwettelijke afspraken (aantal, verjaringstermijn, sparen/ruilen/afkoop).
  3. Neem een clausule op over wijziging van beleid en meldingsprocedure bij wijziging CAO.

Zaveco-advies: laat een standaardclausule opstellen door HR-jurist en bewaar ondertekende documenten digitaal.

Laatste praktische tip: direct toepasbare quick-check

Voer nu deze 3-minuten check uit: exporteer per medewerker wekelijkse uren + huidig vakantiesaldo → bereken in Excel maandopbouw = (4×wekelijkse uren)/12 × aantal gewerkte maanden → vergelijk met systeemsaldo. Als verschil > 8 uur of 1 dag: open ticket bij salarisadministratie en zet vervalwaarschuwing aan.