Subsidies kunnen het verschil maken tussen een onzeker personeelsbegin en een rendabele aanstelling. In deze praktische gids leggen we concreet uit welke regelingen je kunt benutten, hoe je stap voor stap aanvraagt en welke documenten je direct moet klaarzetten.
Zaveco positioneert zich als jouw expert: wij geven heldere testbare stappen, voorbeelden en checklists zodat je binnen weken weet of een subsidie haalbaar is en wat het effect op je loonkosten is.
Welke typen subsidies bestaan er voor het aannemen van personeel?
Overzicht van de belangrijkste categorieën die vaak beschikbaar zijn:
- Loonkostensubsidie/loonkostenvoordeel voor mensen met een arbeidsbeperking of afstand tot de arbeidsmarkt – via UWV of gemeente; compenseert (een deel van) de lagere productiviteit of extra begeleiding.
- Loondispensatie / loonkostensubsidie voor banenafspraak-doelgroep – gericht op werkgevers die iemand uit een specifieke doelgroep (bijv. Wajong, uitkeringsgerechtigden met arbeidsbeperking) in dienst nemen.
- Subsidieregeling praktijkleren (RVO) – subsidie voor werkgevers die mbo-stagiaires of BBL-leerlingen opleiden; verlaagt directe loonkosten van een leerlingplek.
- No-risk polis en ziektewetafspraken (UWV) – geen directe subsidie, maar vermindert risico en kosten bij ziekte van werknemers uit risicogroepen.
- Regionale of gemeentelijke werkgeverssubsidies – variëren per gemeente/provincie; vaak gericht op re-integratie, langdurig werklozen of scholing gekoppeld aan aanname.
- EU- of provinciale fondsen (ESF, EFRO) – projectsubsidies of cofinanciering van trajecten die leiden tot structurele banen; vaak met strikte verantwoording.
Stap-voor-stap: bepaal welke subsidie bij jouw vacature past
- Maak een profiel van de kandidaat: doelgroep (bijv. Wajong, langdurig werkloos), opleidingsniveau, benodigde begeleiding en verwachte productiviteit.
- Check nationale opties: bezoek UWV.nl voor loonkostensubsidies en no-risk polis; RVO.nl voor praktijkleren. Noteer namen en aanvraagroutes.
- Neem contact op met je gemeente: vraag naar re-integratie-, aanname- of loonkostensubsidies lokaal beschikbaar en naar doorlooptijd en voorwaarden.
- Scan regionale fondsen (provincie, ESF) via provinciale websites of het ondernemersloket.
- Evalueer financiële impact: maak een eenvoudige berekening (zie volgende sectie) en kies de regeling met beste nettovoordeel.
- Maak een beslisdocument: welke subsidie, wie doet de aanvraag, benodigde bijlagen en deadline.
Hoe bereken je het daadwerkelijke voordeel (concrete formule)
Gebruik deze testbare formule om snel te beslissen:
Kosten werkgever per maand zonder subsidie = brutoloon + werkgeverslasten (sociale premies) + begeleidingskosten.
Kosten werkgever per maand met subsidie = (brutoloon + werkgeverslasten) – subsidiebedrag + begeleidingskosten – eventuele premiekortingen.
Voorbeeld (vul je eigen getallen in): stel brutoloon €2.200, werkgeverslasten €600, begeleidingskosten €200. Zonder subsidie = €3.000. Als subsidie €900 per maand is, dan met subsidie = €2.100. Nettovoordeel = €900 p/m. Doe deze berekening voor elke optie en vergelijk netto werkgeverslasten over 12 maanden.
Stap-voor-stap: aanvraag loonkostensubsidie (UWV/gemeente)
- Stap 1 – Voorbereiden: verzamel ID van werknemer, arbeidscontract, functieomschrijving, arbeidsovereenkomststartdatum en documentatie over beperking of uitkeringsstatus.
- Stap 2 – Toets doelgroep: controleer met UWV of de werknemer tot de doelgroepen behoort (bijv. banenafspraak).
- Stap 3 – Bereken subsidieperiode en gewenste hoogte: bepaal voor hoeveel maanden je subsidie aanvraagt en eventuele afbouwschema’s.
- Stap 4 – Dien aanvraag in via het UWV werkgeversportaal of het gemeentelijke loket. Upload contract en bewijsstukken.
- Stap 5 – Volg op: noteer aanvraagnummer, bel na 2 weken voor status, lever aanvullende stukken direct aan.
- Stap 6 – Bij toekenning: leg vast wanneer subsidie stopt en welke rapportages verplicht zijn. Automatiseer betalingen en boekhouding met een aparte grootboekcode voor subsidie.
Praktijkvoorbeeld: aanname van een langdurig werkloze (stapwise)
Actieplan in 6 stappen dat je direct kunt uitvoeren:
- Vacature aanpassen: voeg begeleidingsuren en inwerkdoelen toe in de functieomschrijving.
- Contact met gemeente: vraag naar lokale loonkostensubsidies voor langdurig werklozen en voorwaarden.
- Kandidaat screening: vraag WID/indicatie bij UWV of werkcoach-bevestiging dat persoon tot doelgroep behoort.
- Financiële check: bereken break-even binnen 6-12 maanden met de formule hierboven.
- Aanvraag indienen: upload contract en motivatie bij gemeente of UWV. Bewaar bewijs van verzending.
- Monitoren: plan 1-2 wekelijkse voortgangsmeetings en rapporteer volgens subsidie-eisen.
Documenten en contractvormen: wat je klaar moet hebben
- Arbeidsovereenkomst met functiespecificatie, uren en proeftijd.
- Bewijs van doelgroep (UWV-verklaring, gemeentelijke toewijzing of uitkeringsstatus).
- Begeleidingsplan: wie doet begeleiding, uren, leerdoelen en evaluatiemomenten.
- Financiële prognose: 12 maanden loon en subsidieplanning.
- Identiteitsbewijzen en BSN van werknemer, KvK-gegevens werkgever.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze test
- Fout: aanvraag incompleet indienen. Test: maak een checklist en laat iemand anders checken vóór verzending.
- Fout: onjuiste doelgroepinschatting. Test: vraag schriftelijke bevestiging van UWV/gemeente over doelgroepstatus voordat je de kandidaat contracteert.
- Fout: vergeten rapportageverplichtingen leiden tot terugvordering. Test: zet automatische kalenderherinneringen op alle rapportagemomenten.
- Fout: te optimistische begroting van productiviteit. Test: voer een 4–8 weken proefplaatsing (met duidelijke KPI’s) voordat je rekent op volledige productiviteit.
Praktische tips om je kans op toekenning te verhogen
- Schrijf een concreet begeleidingsplan: subsidiegevers willen zien dat je investering in begeleiding de kans op succes vergroot.
- Werk samen met de gemeente of UWV vanaf het begin: korte lijnen versnellen aanvragen en voorkomen misverstanden.
- Gebruik uniforme bestandsnamen en één pdf-pakket bij upload: versnelt beoordeling en verkleint kans op fouten.
- Maak een financiële sensitivity-analyse: wat gebeurt er als subsidie 10% lager uitvalt of pas 3 maanden later start?
Hoe Zaveco je direct kan helpen
Zaveco voert een subsidie-scan uit, stelt begeleidingsplannen op en verzorgt de volledige aanvraag en nazorg. Onze aanpak in 3 stappen: 1) intake en doelgroepcheck, 2) aanvraag en documentatie, 3) monitoring en verantwoording. Vraag onze quick-scan: binnen 48 uur een concreet haalbaarheidsoffertemap.
Laat Zaveco een proefberekening maken met jouw cijfers zodat je direct weet wat de netto loonkosten per maand worden.
Laatste praktische check die je nu kunt uitvoeren
Checklijst in 5 minuten: 1) Heb je de doelgroepstatus van de kandidaat geverifieerd met UWV/gemeente? 2) Staat er een begeleidingsplan van minimaal 3 maanden klaar? 3) Heb je een subsidie-beslismap met deadline en contactpersoon? 4) Heb je de break-even berekening ingevuld voor 12 maanden? 5) Als één van deze antwoorden ‘nee’ is: plan binnen 48 uur een korte Zaveco-scan om dit direct af te ronden.