Hoe speel je als MKB in op AI en automatisering | Zaveco

Hoe speel je als MKB in op AI en automatisering

AI en automatisering zijn geen toekomstmuziek meer; ze zijn middelen om snel kosten te verlagen, processen te versnellen en klanten beter te bedienen. Voor MKB betekent dat kiezen voor kleine, controleerbare stappen die direct tastbare winst opleveren.

Zaveco begeleidt bedrijven stap voor stap: van nulmeting tot schaalbare implementatie. Hieronder vind je concrete, testbare acties, checklisten en kant-en-klare pilots die je morgen kunt starten.

Begin met een korte nulmeting: identificeer het probleem, niet de technologie

  1. Stap 1 — Selecteer 3 bedrijfsprocessen met duidelijke KPI’s (doorlooptijd, foutpercentage, klantreactietijd).
  2. Stap 2 — Meet huidige prestaties (1 maand data of steekproef van 50 records).
  3. Stap 3 — Formuleer het gewenste resultaat in harde cijfers (bijv. 50% minder handwerk, 24/7 klantreactie binnen 2 minuten).
  4. Test: vergelijk baseline met één week na verandering; rapporteer dezelfde KPI’s.

Prioriteer laaghangend fruit: quick wins met korte payback

  • Factuurverwerking: OCR + eenvoudige workflow (RPA/Power Automate) om handmatige invoer te elimineren.
  • Klantenservice: chatbot voor FAQ + doorverwijzing naar medewerker bij 2e terugkerende vraag.
  • Sales & marketing: leadscoring met eenvoudige regressie/ML of rules-based scoring in CRM.

Meetbaar maken: doel = reductie handmatige tijd of kortere doorlooptijd binnen 30 dagen.

Bouw een snelle pilot (MVP) in 6 stappen

  1. Definieer scope: 1 proces, 1 team, 1 KPI.
  2. Maak een flowchart van het huidige proces (5-10 stappen).
  3. Stel acceptatiecriteria op (SLA, fouttolerantie).
  4. Kies technologie: RPA/Power Automate voor repetitief werk; ChatGPT/LLM voor tekstanalyse; eenvoudige ML voor voorspellende modellen.
  5. Ontwikkel in sandbox; test met 50–200 records.
  6. Beoordeel: haal je de KPI? Zo ja, schaal; zo nee, pas aan en herhaal.

Zorg dat je data op orde is — eenvoudige checklist

  • Beschikbaarheid: zijn relevante velden digitaal en gestructureerd?
  • Compleetheid: vul missing values of definieer fallback-logica.
  • Consistentie: standaardiseer formats (datums, valuta, productcodes).
  • Toegang: API, SQL of exportmogelijkheden voor integratie.

Test: voer een steekproef uit van 100 records op validiteit en meet hoeveel % meteen bruikbaar is.

Kies de juiste tools en vorm partnerships

  1. Gebruik low-code platforms (Power Automate, Make, Zapier) voor integratie en eenvoudige orchestratie.
  2. Gebruik RPA (UiPath, Power Automate Desktop) alleen voor legacy-apps zonder API.
  3. Gebruik LLM/API (OpenAI, Azure OpenAI) voor tekstgeneratie, samenvatten en intent-detectie; bouw altijd guardrails en prompt-templates.
  4. Voor OCR kies bewezen engines (ABBYY, Tesseract, Google Document AI) en koppel aan workflows.
  5. Werk met een implementatiepartner (zoals Zaveco) voor requirements, data mapping en change management.

Implementatie stap-voor-stap en meet continu

  1. Iteratie-cyclus: Plan (1 dag) — Build (1 week) — Test (2 dagen) — Review (1 dag).
  2. Gebruik KPI-dashboard: throughput, foutpercentage, nettotijdswinst, ROI per maand.
  3. Voer A/B-tests: geautomatiseerd vs handmatig op een blok van 100 cases.
  4. Automatiseer foutafhandelingen: een workflow die menselijke review triggert bij X% onzekerheid.

Change management: betrek mensen en voorkom weerstand

  1. Stap 1 — Communiceer doel en concrete voordelen per teamlid (tijdswinst, minder saaie taken).
  2. Stap 2 — Train op nieuwe taken: reviewen, exception handling, data quality checks.
  3. Stap 3 — Geef korte how-to’s en 1-op-1 coaching in de eerste twee weken na livegang.

Schaalbaarheid en governance

  • Begin met standaard templates: prompts, workflows, connector-configuraties.
  • Stel een change board in (IT, business owner, security) voor elke wijziging die productie raakt.
  • Documenteer versienummering en rollback-procedures voor automations.

Use case: factuurverwerking (praktisch stappenplan)

  1. Stap A — Verzamel 200 voorbeeldfacturen en label velden (leverancier, datum, bedrag, IBAN, ordernummer).
  2. Stap B — Train of configureer OCR en validatieregels (regels: factuurnummer bestaat, bedrag > 0).
  3. Stap C — Bouw workflow: OCR → validatie → boekhoudsysteem API → uitzondering naar medewerker.
  4. Stap D — KPI: reduceer handmatige boekingen met 80% binnen 30 dagen.

Use case: klantenservice chatbot (hands-on)

  1. Stap 1 — Verzamel de 200 meest voorkomende klantvragen en gewenste antwoorden.
  2. Stap 2 — Bouw intenten en fallback-logica; beperk eerste fase tot 20 intenten.
  3. Stap 3 — Schakel menselijke overname in bij onduidelijkheid of bij “escalate” intent.
  4. Stap 4 — Meet CSAT, time-to-first-reply en percentage cases opgelost zonder medewerker.

Use case: sales lead scoring (quick win)

  1. Stap 1 — Definieer 6 signalen (bedrijfsgrootte, sector, opens van e-mails, paginaweergaves, gesprekken, vorige aankopen).
  2. Stap 2 — Maak een puntenmodel in het CRM en tag leads > X punten als “hot”.
  3. Stap 3 — Test 3 maanden en vergelijk conversieratio’s tussen “hot” en overige leads.

Beveiliging, privacy en compliance: praktische maatregelen

  • Minimale maatregelen: encryptie in transit, role-based access en logging.
  • Privacy: verwijder PII uit trainingsdata of gebruik synthetic data; voer DPIA uit bij verwerking gevoelige data.
  • Contractueel: eis verwerkersovereenkomsten (DPA) en data residency waar nodig.

Kosten, ROI en hoe je het berekent

  1. Bepaal directe besparing: uren per taak x uurprijs x reductiepercentage.
  2. Bepaal implementatiekosten: licenties + projecturen + 20% buffer voor onvoorziene issues.
  3. ROI-formule (maandelijks): (besparing per maand − maandelijkse kosten) / implementatiekosten.
  4. Voorbeeld: 2 Fte á €3.500/maand, 50% automatisering = besparing €3.500/maand. Licentie €300 + support €700 = netto €2.500/maand. Terugverdientijd ≈ implementatiekosten / €2.500.

Contracttips en procurement

  • Eis trial- of pilot-condities met duidelijke exit en data-export opties.
  • Vraag SLA’s op: uptime, supportresponstijd, data retention.
  • Plan een 3-6 maand validatiefase voordat je langdurige licenties afsluit.

Meetbare quick tests die je vandaag kunt doen

  1. Start een 2-weekse pilot met 50 facturen door OCR en meet % correct automatisch geboekt.
  2. Implementeer een chatbot die 10 FAQ’s afhandelt en meet % resolved on first contact in 14 dagen.
  3. Markeer 100 leads in CRM volgens nieuw scoremodel en meet conversieverschil in 8 weken.

Waarom samenwerken met Zaveco?

Zaveco combineert praktische businesskennis met technische implementatie: van requirements en datamapping tot change management en security. Wij leveren kant-en-klare pilots, KPI-dashboards en adviseren bij toolselectie zodat je niet op trial-and-error bent aangewezen.

Snelcheck: 7 vragen die je nú kunt beantwoorden (direct toepasbaar)

  1. Welke 3 processen kosten nu de meeste handmatige tijd?
  2. Welke 1 KPI wil je binnen 30 dagen verbeteren en met hoeveel procent?
  3. Zijn relevante datavelden digitaal en bereikbaar via API of export?
  4. Is er een eigenaar die eindverantwoordelijk is voor één pilot?
  5. Heb je 50–200 voorbeelden (records) om mee te testen?
  6. Welke fallback-procedure activeer je bij een fout of onduidelijkheid?
  7. Kun je binnen 4 weken een pilot live zetten met maximaal 1 FTE aan implementatiewerk?